Welche Fehler im Fahrtenbuch sind noch erlaubt?
Wer seine Fahrtkosten mit dem Firmenwagen nicht pauschal nach der Ein-Prozent-Regelung versteuern will, muss ein Fahrtenbuch führen. An das hat das Finanzamt allerdings hohe Anforderungen. Fehler im Fahrtenbuch sind eigentlich ein No-Go und werden mit der Anwendung besagter Ein-Prozent-Regel "bestraft". So muss das Fahrtenbuch:
- in gebundener Form vorliegen und
- die Eintragungen müssen zeitnah und lückenlos sein.
Fehler im Fahrtenbuch führten daher bei Außenprüfungen mit schöner Regelmäßigkeit zum Streit zwischen Unternehmen und Finanzbeamten. Einer dieser Streits endete jetzt mit einem Urteil des Finanzgerichts Niedersachsen. Danach ist ein Fahrtenbuch nicht automatisch unwirksam, wenn es kleinere Mängel und Ungenauigkeiten enthält (Az.: 9 K 276/19 vom 16. Juni 2021).
Was sind "kleinere" Fehler im Fahrtenbuch?
Geklagt hatten Betroffene, bei denen das Finanzamt die vorgelegten Unterlagen als nicht ordnungsgemäß wertete. Folglich wurden bereits zurückliegende Einkommensteuerbescheide geändert und der Pkw-Sachbezug wurde dem Arbeitslohn in fünfstelliger Höhe zugeschlagen. Einsprüche der Betroffenen an das Finanzamt halfen nichts, es kam zur Klage.
Die Steuerbeamten hatten sich konkret an folgenden Fehlern gestört:
- Kunden wurden nicht mit vollen Namen, sondern mit Abkürzungen genannt
- Bei Übernachtung im Hotel fehlten Ortsangaben oder sie waren abgekürzt
- Es gab Differenzen beim Vergleich der Kilometerangaben im Fahrtenbuch und dem Routenplaner
- Tankstopps wurden nicht aufgezeichnet
Den Richtern am Finanzgericht Niedersachsen zufolge sind das "kleine Mängel und Ungenauigkeiten". Diese dürfen nicht dazu führen, dass das Fahrtenbuch ungültig ist und stattdessen die Ein-Prozent-Regelung angewendet wird. Maßgeblich sei, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich ist.
Welche Fehler führen zu einem ungültigen Fahrtenbuch?
Die Basis eines korrekten Fahrtenbuchs ist seine Vollständigkeit. Als Mindestangaben müssen bei betrieblichen Fahrten:
- Datum
- Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
- Kilometerstand zum Ende der Fahrt
- Reisezweck oder Name des Kunden
aufgeführt werden. Nachträgliche Änderungen müssen immer nachvollziehbar und plausibel sein.
Bei privaten Fahrten reicht ein Vermerk mit Datum und Kilometerständen. Auch, wenn das Urteil des FG Niedersachsen kleinere Fehler im Fahrtenbuch als verzeihlich einstuft. Einige Mängel sind dann doch so gravierend, dass die kompletten Aufzeichnungen dadurch ungültig werden. Diese sind:
- Das Fahrtenbuch wird nicht in "gebundener Form" geführt.
- Mehrere Fahrten werden nicht aufgezeichnet und diese Lücken lassen sich auch nachträglich nicht rekonstruieren.
- Führt ein Unternehmer ein Fahrtenbuch für mehrere Firmenfahrzeuge und ist laut den Aufzeichnungen am selben Tag zur selben Zeit laut mit zwei Fahrzeugen gefahren.
- Bei einem elektronischen Fahrtenbuch werden nachträglich Änderungen gemacht, ohne dass diese protokolliert werden.
- Es wird ein gebundenes Fahrtenbuch vorgelegt, dessen Version im betreffenden Steuerjahr noch gar nicht erschienen war. Das ist ein Hinweis auf eine nachträgliche Erstellung.
Bereits im Jahr 2008 entschied der Bundesfinanzhof zugunsten einer Klägerin in Sachen Mängel in Fahrtenbüchern. Damals ging es darum, dass Kilometerangaben im Fahrtenbuch nicht mit denen auf einer Werkstattrechnung übereinstimmten (Az.: VI R 38/06).
