Den Firmenwagen privat nutzen: Das sind die Vorteile und Risiken

Der Unternehmer hat zwei Möglichkeiten: Entweder er versteuert pauschal und nutzt die Ein-Prozent-Regel, oder aber er führt zukünftig ein Fahrtenbuch. Über ein ganzes Jahr muss dann die gewählte Methode genutzt werden. Ein Wechsel während des Kalenderjahres ist nicht möglich.

Bei der Einkommensteuererklärung sieht es aber anders aus. Dann ist der Handwerksbetrieb nicht an das gewählte Verfahren gebunden. Er kann vielmehr jederzeit wechseln, wenn die andere Versteuerung günstiger ist. Sogar wenn im Verlauf des Jahres eines der anderen Firmenfahrzeuge genutzt werden soll, kann die Versteuerung geändert werden.

Die Ein-Prozent-Regel

In den meisten Fällen wählen die Betriebe die Ein-Prozent-Regel, so etwa bei Dienstwagen in der privaten Nutzung. Denn diese Regel ist pauschal und übersichtlich. Im Einkommenssteuergesetz (EStG) findet sich im Paragraphen 6 im Absatz 1 unter Nr. 4 die entsprechende Bestimmung.

Nicht nur für gekaufte Fahrzeuge, sondern auch für gemietete oder geleaste Fahrzeuge kann der Handwerker in jedem Monat ein Prozent des Listenpreises ansetzen. Denn die private Nutzung stellt im Sinne des Steuerrechts einen geldwerten Vorteil dar. Beträgt der Wert des Fahrzeugs also 50.000 Euro, werden im Monat 500 Euro für die Steuer relevant. Die Lohnsteuer und der Solidaritätszuschlag, Sozialversicherungsbeiträge und die Kirchensteuer sind hier ebenfalls zu entrichten.

Kommt es aber zu einem Unfall, und wird anschließend ein ärztliches Fahrverbot ausgesprochen, entfällt dieser Vorteil, weil das Fahrzeug nicht wie vorgesehen privat genutzt werden kann. Und zwar für die komplette Zeit, in der das Fahrverbot gilt. Und andere dürfen in dieser Zeit das Fahrzeug ebenfalls nicht fahren, etwa Bekannte oder einem Familienmitglieder.

Die Fahruntüchtigkeit aus juristischer Sicht

Dies geht aus einer Entscheidung des Finanzgerichts Düsseldorf hervor. Und zwar im Fall eines verletzten Steuerzahlers, dem ein Arzt eine Fahruntüchtigkeit attestiert hatte. Dieser durfte fünf Monate lang nicht am Straßenverkehr teilnehmen, weil er einen Hirnschlag erlitten hatte. Für diesen Zeitraum konnte auch kein geldwerter Vorteil entstehen. Erst als der Mann seine Fahrtüchtigkeit erneut unter Beweis gestellt hatte, musste er wieder den Vorteil versteuern. Das Urteil wurde am 24.2.2017 gesprochen und ist unter Az. 10 K 1932/16 E nachzulesen.

Das Gericht orientierte sich jedoch an den jeweiligen Monaten, in denen die Fahruntüchtigkeit bestand, also nicht an den ärztlichen Untersuchungsterminen. Die Diagnose wurde am 23. Februar gestellt, der Autofahrer musste aber den gesamten Februar versteuern. Aufgehoben wurde das Fahrverbot am 29. Juli, der zu versteuernde geldwerte Vorteil wird aber für den gesamten Juli vom Finanzamt berechnet.

Darüber hinaus wird im bereits genannten Paragraphen 6 des EStG unter Abs. 1, Nr. 4, Satz 3 ergänzend gesagt, dass für die private Nutzung auch die tatsächlichen Aufwendungen für die Steuer herangezogen werden können.

Hier wird es etwas komplizierter. Angenommen, das Fahrzeug hat eine Laufleistung von 24.000 Kilometern in einem Jahr, auf die private Nutzung entfallen 3.600 Kilometer. Die kompletten Aufwendungen werden mit 6.000 Euro angenommen. Für den Kilometer ergeben sich 0,25 Euro (6.000 Euro dividiert durch 24 000 km). Multipliziert mit der privaten Nutzung von 3.600 Kilometern ergeben sich insgesamt Kosten in Höhe von 900 Euro. Der Sachbearbeiter beim Finanzamt erhöht also die Einnahmen des privaten Nutzers um diese 900 Euro.

Für die Festsetzung der Einkommenssteuer zählen alle Kosten, die im Zusammenhang mit dem Pkw anfallen. Dazu gehört auch die alljährliche Abschreibung ohne Sonderabschreibung. Grundlage sind die tatsächlichen Kosten bei der Anschaffung einschließlich der Umsatzsteuer, also nicht wie bei der Ein-Prozent-Regel der Listenpreis. Bei Neuwagen geht man von einer Nutzungsdauer von sechs Jahren aus. Handelt es sich um einen Gebrauchten, schätzt der Nutzer die Restnutzungsdauer und beachtet zusätzlich das Alter und den Zustand des Fahrzeugs.

Der Handwerksbetrieb kann mit seinem Mitarbeiter vereinbaren, dass bei der Abrechnung der Bezüge entsprechend der Ein-Prozent-Methode verfahren wird. Letzterer kann aber trotzdem in seiner Einkommensteuererklärung aufgrund des Fahrtenbuchs - und durch Einzelbelege - seine tatsächlichen Aufwendungen angeben. Allerdings muss der Nachweis der Fahrten von Beginn an durchgeführt werden.

Elektronische Nachweise werden ebenfalls akzeptiert

Das Finanzamt ist auch mit elektronischen Fahrtenbüchern einverstanden, wenn es auf diese Weise zu den selben Erkenntnissen gelangt wie mit der analogen Variante. Das elektronische Fahrtenbuch verzeichnet automatisch das Datum, das Fahrtziel und den Kilometerstand. Der Steuerpflichtige kann den Anlass seiner Fahrt noch in der folgenden Woche nachtragen, eine Erleichterung gegenüber der manuellen Methode. Denn bei den traditionellen Nachweisen muss der Fahrer – sei es ein Mitarbeiter oder der Firmenchef auf einer privaten Fahrt - unmittelbar vermerken, zu welchem Zweck das Fahrzeug bewegt wurde. Fehlt dieser Eintrag, wird angenommen, dass es sich um eine private Fahrt handelt. So lautet die Regel, die in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums festgelegt wurde (Az. IV C 5 – S 2334/10/10006).

Zur Erfassung der Daten gibt es mittlerweile auch die entsprechenden Apps. Sie verwalten man auf dem Smartphone den Kilometerstand, den Start- und den Zielort der Fahrt sowie die Uhrzeit. Die handschriftliche Lösung ist aber weiterhin ebenfalls verbreitet. Der Fachbuchhandel und diverse Anbieter im Internet halten eine große Auswahl von Fahrtenbüchern vor, die sich an den Vorgaben der Finanzverwaltungen orientieren.

Zuzahlungen unbedingt beachten

Oft wird vereinbart, dass der Mitarbeiter für die außerdienstliche Nutzung seinem Arbeitgeber etwas zahlt. Dieser Betrag mindert selbstverständlich den geldwerten Vorteil, den das Finanzamt für die Steuererklärung annimmt. Voraussetzung ist allerdings, dass die Zuzahlung arbeitsrechtlich vereinbart wurde. Zu den Nutzungsentgelten zählen eine Kilometer- oder Monatspauschale, Leasingraten, auch wenn der Arbeitnehmer sie nur teilweise übernimmt. Benzinkosten, ebenfalls ganz- oder teilweise übernommen, sind hier ebenfalls relevant. Sowohl bei der Ein-Prozent-Methode als auch bei Fahrtenbüchern können die Kosten verrechnet werden.

Das Bundesfinanzministerium (BMF) reagierte am 21.9.2017 auf eine sich ändernde Rechtsprechung und benennt Ausgaben, die zum Nutzungsentgelt gehören. Die Kosten für den Treibstoff und Ladestrom, für Wartung und Reparatur, die Autowäsche, Ausgaben für die Kfz-Steuer, Haftpflicht- und Kaskoversicherung, Garagenmiete und schließlich die Anwohner-Parkberechtigung. Nicht anerkannt werden Buß- und Verwarnungsgelder, Park- und Mautgebühren.

Den geldwerten Vorteil auf Null bringen?

Durch diese diversen Zuzahlungen kann der geldwerte Vorteil allerdings - steuerrechtlich gesehen - nicht negativ werden, so dass der Steuerzahler seine Einnahmen mindert. Ebenfalls ist es nicht möglich, die Werbungskosten in Anspruch zu nehmen, wenn die Zuzahlungen höher werden als der geldwerte Vorteil.

Auch wenn der Fuhrpark der Firma einiges hergeben mag, der Mitarbeiter sollte sich die Vereinbarungen gut überlegen. Denn es kann schon teuer werden, besonders dann, wenn der Chef eine Zuzahlung verlangt. Genaues Kalkulieren ist hier angesagt, denn mit Steuern und weiteren Kosten für den Dienstwagen kommt nicht selten einiges zusammen. Gleiches gilt für den Firmeninhaber bei privater Nutzung. Da ist es für den Arbeitnehmer sinnvoll, im Arbeitsvertrag eine Kostendeckelung zu vereinbaren. Denn es kann passieren, dass man mehr zuzahlt, als der geldwerte Vorteil tatsächlich beträgt. Und auf der Differenz bleibt der Arbeitnehmer schließlich sitzen. Der steuerliche Abzug gilt nur bis zu der Höhe des geldwerten Vorteils.

Berechnung der Kosten beim Fahrtenbuch

Wird ein Fahrtenbuch geführt, sind die von ihm geleisteten Aufwendungen nicht Teil der Gesamtkosten. Denn der Nutzungswert wird mit dieser Methode nicht erhöht. Das Finanzministerium konnte jedoch mit der „Nichtbeanspruchungsregelung“ überraschen. Die Kosten, die der Mitarbeiter übernimmt, zählen nach dieser Auffassung zu den Gesamtkosten, gelten aber als Nutzungsentgelt. Und damit reduzieren sie den für die Steuer wichtigen geldwerten Vorteil.

Besonders zu beachten ist, dass der Arbeitnehmer die Kosten, die er selber trägt, nachweisen muss. Gegenüber dem Arbeitgeber ist er verpflichtet, diese Ausgaben und die Gesamtfahrleistung schriftlich zu erklären. Dieser muss seinerseits diese Kosten bereits im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigen. Deshalb kann es sinnvoll sein, ein Fahrtenbuch zu führen, wenn der Mitarbeiter eine Zuzahlung leistet.