Die herkömmliche Dokumentation von Baufortschritten, Mängeln oder Behinderungen auf der Baustelle ist ein zeitintensiver Prozess. Schriftliche Notizen und Fotos müssen vor Ort erfasst werden, um sie später im Büro mühsam in Bautagesberichte oder Protokolle zu übertragen. Dieser von Medienbrüchen geprägte Arbeitsablauf wird durch spezielle Baudokumentations-Apps grundlegend vereinfacht und digitalisiert.

Effiziente Datenerfassung: So funktioniert die mobile Baudoku-App

Die Funktionsweise ist denkbar einfach: Mit einem Smartphone oder Tablet werden alle relevanten Informationen – von Fotos über Text- und Sprachkommentare bis hin zu Videos – direkt vor Ort erfasst. Diese Daten werden von der App sofort dem richtigen Projekt und den beteiligten Personen zugeordnet, was das nachträgliche Sortieren, Verorten und Abtippen im Büro überflüssig macht. Funktionen wie strukturierte Eingabemasken, vorgefertigte Textbausteine und die GPS-Verortung von Fotos beschleunigen die Datenerfassung und stellen sicher, dass alle wichtigen Details lückenlos festgehalten werden. Daraus lassen sich auf Knopfdruck professionelle Berichte im Firmenlayout generieren und versenden.

Rechtssicherheit und Transparenz durch Cloud-Lösungen

Der entscheidende Vorteil dieser digitalen Helfer liegt in der Erstellung einer rechtsverbindlichen Nachvollziehbarkeit. Alle Aktivitäten, Lieferungen und besonderen Vorkommnisse werden präzise dokumentiert. Diese lückenlose Dokumentation ist bei strittigen Fragen, Nachtragsforderungen oder bei der Ursachenforschung für Schäden und Terminverzögerungen von unschätzbarem Wert. Cloudbasierte Apps gehen noch einen Schritt weiter, indem sie die Daten auf einem zentralen Webserver ablegen. Dadurch können alle zugriffsberechtigten Projektbeteiligten jederzeit und ortsunabhängig auf die neuesten Informationen zugreifen, was die Zusammenarbeit und Transparenz im Team erheblich verbessert.

Kosten und Modelle im Überblick: Kauf-Software vs. SaaS-Abo

Der Markt bietet eine Vielzahl von Lösungen, die sich in zwei Hauptkonzepte unterteilen lassen: Zum einen gibt es Kaufprogramme, die lokal auf einem PC installiert werden und eine manuelle Synchronisation mit den mobilen Geräten erfordern. Zum anderen existieren flexible Cloud- beziehungsweise SaaS-Lösungen (Software as a Service), die als Web-App laufen und gegen eine monatliche Gebühr genutzt werden. Die Kosten variieren stark und reichen von ca. 250 bis über 2.000 Euro für Kauflizenzen und von ca. 20 bis über 100 Euro pro Nutzer und Monat für Mietlösungen.

Die wichtigsten Auswahlkriterien: Von Offline-Funktion bis DSGVO

Da keine App alle Anforderungen erfüllt, ist eine sorgfältige Auswahl entscheidend. Wichtige Kriterien sind die Anpassbarkeit von Erfassungsmasken, die Möglichkeit, Fotos direkt im Bauplan zu verorten, und das Vorhandensein von Schnittstellen zu Messgeräten oder ERP-Branchenprogrammen. Absolut unverzichtbar sind jedoch zwei Punkte: Die App muss auch offline, also ohne Mobilfunkempfang im Keller oder in der Tiefgarage, zuverlässig funktionieren. Zudem muss der Datenschutz nach DSGVO gewährleistet sein, sei es durch die Möglichkeit einer lokalen Datenspeicherung oder einen entsprechenden Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter.

Die Auswahl der passenden App ist entscheidend für den Erfolg der digitalen Transformation auf der Baustelle. Als weiterführende Lektüre und konkrete Entscheidungshilfe empfehlen wir den vollständigen Artikel der Fachzeitschrift SBZ von Marian Behaneck. Der Artikel enthält eine ausführliche Marktübersicht inklusive einer Vergleichstabelle der führenden Lösungen mit allen wichtigen Details zu Anbietern, Preisen und Bedienung.