Elektronisches Fahrtenbuch: Das müssen Handwerker wissen

Ein Fahrtenbuch hilft Handwerkern dabei Geld zu sparen. Es gibt sie klassisch mit handschriftlicher Aufzeichnung und mittlerweile auch elektronisch. Letztere erfassen Fahrdaten automatisch und erleichtern die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Doch was macht ein elektronisches Fahrtenbuch aus? Wann ist es sinnvoll? Und welche Anbieter gibt es? Plus: Wir geben Tipps, wie Sie ein digitales Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen.

Was ist ein elektronisches Fahrtenbuch?

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist die digitale Lösung zur lückenlosen Dokumentation von Fahrten mit einem Fahrzeug. Es erfasst automatisch die relevanten Daten zu jeder Fahrt. Das sind:

• Datum
• Uhrzeit
• Kilometerstand
• Start- und Zielort

Im Gegensatz zum traditionellen handschriftlichen Fahrtenbuch minimiert ein digitales Fahrtenbuch den manuellen Aufwand und reduziert das Risiko von Fehlern oder vergessenen Einträgen. Darüber hinaus macht es die Unterscheidung zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten leichter, was für die steuerliche Abrechnung von Bedeutung ist.

Ist ein Fahrtenbuch Pflicht für Firmenfahrzeuge?

Hierzulande gibt es für Firmenfahrzeuge keine generelle Pflicht für ein Fahrtenbuch. Das gilt sowohl für Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen nutzen als auch für Selbstständige. Für ausschließlich beruflich genutzte Fahrzeuge stellt sich die Frage auch nicht: Ihre Kosten sind zu 100 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig. 

Anders sieht es auch, wenn der Wagen auch privat genutzt wird. Diesen sogenannten geldwerten Vorteil, müssen Nutzende – ob selbstständig oder angestellt – versteuern. Um dem Finanzamt diesen nachzuweisen, gibt es zwei Methoden:

• Die pauschale 1-Prozent-Methode
• Das Fahrtenbuch – klassisch oder elektronisch

Die Fahrtenbuchmethode kann dann ein Vorteil sein, wenn der Dienstwagen überwiegend beruflich genutzt wird. Sie ermöglicht eine genauere Aufschlüsselung der Fahrten und führt dann zu einer geringeren Steuerlast.

Wann sind elektronische Fahrtenbücher erlaubt?

Das elektronische Fahrtenbuch ist in Deutschland erlaubt, sofern es die Anforderungen der Finanzbehörden erfüllt.

• Es muss manipulationssicher sein.
• Die Dokumentation muss nachvollziehbar sein.
• Daten müssen zeitnah, das heißt innerhalb von sieben Kalendertagen, erfasst werden.

Welche Anbieter elektronischer Fahrtenbücher gibt es?

Zahlreiche Unternehmen bieten elektronische Fahrtenbücher an. Darunter sind Autologg, Fleetize, Lexware, PAJ GPS, Vimcar und Webfleet. Wir vergleichen sechs elektronische Fahrtenbücher dieser Anbieter.

Autologg

Das Fahrtenbuch von Autologg kann mit verschiedenen Geräten genutzt werden. Es funktioniert via GPS ohne zusätzliche Hardware und erfasst alle Fahrten manipulationssicher und unterstützt bei der finanzamtkonformen Dokumentation. Es kostet ab 12,50 Euro pro Monat nach der 30-tägigen Testphase.

Fleetize

Fleetize bietet für sein elektronisches Fahrtenbuch eine kostenlose Miet-Hardware. Sie ermöglicht die automatische Datenerfassung und sorgt für eine finanzamtkonforme Nutzung. Der Preis: ab 18,50 Euro pro Monat nach einer 30-tägigen Testphase.

Lexware

Auch das elektronische Fahrtenbuch von Lexware bietet eine finanzamtkonforme Lösung. Die Software erlaubt die einfache Kategorisierung von Fahrten auf dem Smartphone oder PC. Fürs Finanzam lassen sich die Daten exportieren. Die Kosten belaufen sich auf monatlich ab 24,95 Euro nach der 30-tägigen Testphase.

PAJ GPS

Das elektronische Fahrtenbuch von PAJ GPS ermöglicht es durch seinen integrierten GPS-Tracker, alle Bewegungen exakt aufzuzeichnen. Die Fahrdaten sind über App oder den Web-Browser nachzuverfolgen. Für die Steuer können sie exportiert werden. Das Fahrtenbuch lässt sich 30 Tage kostenlos testen, danach werden monatliche Kosten ab 5 Euro fällig. Hinzu kommen 34,99 Euro für die Hardware.

Vimcar

Vimcar bietet digitale Fahrtenbücher vor allem für Unternehmen und Selbstständige. Die Lösung umfasst eine Software und einen OBD-II-Stecker, der Fahrdaten wie Kilometerstände und Routen automatisch erfasst und speichert. Es gibt eine 30-tägige Testphase, darüber hinaus kostet das Vimcar Fahrtenbuch pro Monat ab 13,90 Euro.

Webfleet

Mit Webfleet können Unternehmen sogar ihre Flotte per Fahrtenbuch managen. Die Hardware erfasst Daten in Echtzeit und eignet sich besonders für die Verwaltung mehrerer Fahrzeuge. Dementsprechend teuer ist die Lösung: ab 149 Euro pro Monat.

Tipps: So führen Sie ein digitales Fahrtenbuch

Mit einem elektronischen Fahrtenbuch haben Handwerksbetriebe eine effiziente Möglichkeit, Fahrten automatisch zu erfassen und den administrativen Aufwand erheblich zu reduzieren. Diese Tipps sollten Sie beachten, wenn Sie ein digitales Fahrtenbuch führen.

Passende Lösung wählen: Manche Fahrtenbücher sind zu überdimensioniert für einen Angestellten mit Firmenwagen oder den Solo-Selbstständigen. Andere sind zu simpel, um eine Flotte zu managen. Hier kommt es auf den Bedarf an. Darüber hinaus gibt es unterschiedliche Systeme:

• integrierte Navigationssysteme
• Smartphone-Apps
• Telematik-Dienstleister mit spezieller Hardware

Integrierte Systeme bedeuten in der Regel höhere Anschaffungskosten, während Apps eine kostengünstige Alternative sind. Telematiklösungen kombinieren Hard- und Software.

Fahrtenbuch installieren und einrichten: Smartphone-Apps greifen oft auf das integrierte GPS zurück, stellen Sie daher sicher, dass sie die erforderliche Berechtigung erteilt haben. Wer ein Telematik-Gerät wählt, muss den OBD-Stecker korrekt anbringen und ihn mit der Software synchronisieren.

Fahrten korrekt erfassen: Ein digitales Fahrtenbuch erfasst gewisse Daten automatisch. Dazu zählen je nach Lösung Datum, Uhrzeit, Kilometerstand, Start- und Zielort. Den Zweck der Fahrt – dienstlich oder privat – müssen sie jedoch manuell ergänzen. Dienstfahrten erfordern detailliertere Angaben, während bei Privatfahrten oder dem Arbeitsweg der Eintrag einfacher ausfällt. Wichtig ist, dass Sie alle Fahrten innerhalb von sieben Kalendertagen kategorisieren, damit das Finanzamt das Fahrtenbuch anerkennt.

Manipulationssicherheit sicherstellen: Die Manipulationssicherheit ist eine zentrale Anforderung an ein digitales Fahrtenbuch. Das heißt, die Software muss gewährleisten, dass alle Änderungen protokolliert und nachvollziehbar sind. Nachträgliche Anpassungen können also nicht ohne entsprechende Dokumentation vorgenommen werden.

Daten kontrollieren: Damit Ihr elektronisches Fahrtenbuch korrekt und vollständig ist, sollten Sie die erfassten Daten regelmäßig kontrollieren. Das hilft, mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Daten sichern und archivieren: Speichern Sie Ihre Daten an einem sicheren Ort und in einem digital auswertbaren Format. Das kann zum Beispiel ein PDF sein. Das Finanzamt kann diese Daten bis zu zehn Jahre rückwirkend anfordern daher, ist eine Archivierung notwendig. Durch Back-ups stellen Sie sicher, dass diese Daten nicht verloren gehen.

Wie hoch sind die Kosten für ein digitales Fahrtenbuch?

Die Kosten eines elektronischen Fahrtenbuchs sind abhängig vom Anbieter und dem Umfang, den sie bieten. Die Kosten werden monatlich abgerechnet und liegen meist zwischen 5 Euro und 25 Euro. Basisversionen ohne viel Schnickschnack sind auch günstiger zu haben. Wer eine ganze Flotte managen will, muss tiefer in die Tasche greifen als für eine Einzellösung, dann werden auch schon einmal dreistellige Beträge fällig.

Wer sich für eine Telematiklösung entscheidet, kommt um zusätzliche Hardware nicht herum. Für diese können Anschaffungskosten bis zu 300 Euro fällig werden.

Wie prüft das Finanzamt ein elektronisches Fahrtenbuch?

Das Finanzamt prüft ein digitales Fahrtenbuch, indem es zunächst die Vollständigkeit und Richtigkeit der Einträge kontrolliert. Sind alle Fahrten aufeinanderfolgend und zeitnah eingetragen und die Zwecke der Fahrten klar definiert? Auch die nachträglichen Änderungen werden aufgrund der Dokumentation überprüft.

Wie nutzt man das Fahrtenbuch für die Steuererklärung?

Aus dem Fahrtenbuch lesen Sie den Anteil der privaten Fahrten an den Gesamtfahrten. Dieser Anteil wird auf die entstandenen Kosten angewendet und das wiederum stellt den geldwerten Vorteil dar, den es zu versteuern gilt.