EU will maximale Zahlungsfrist von 30 Tagen einführen

Jede zweite Rechnung wird bei Geschäften zwischen Unternehmen zu spät oder gar nicht bezahlt, so die Europäische Kommission. Besonders für kleinere Unternehmen ist das nicht nur ein Ärgernis, sondern oft sogar der Weg in die Insolvenz. Daher will die EU-Kommission nun eine generelle Zahlungsfrist für B2B-Geschäfte von maximal 30 Tagen durchsetzen. Diese soll auch für öffentliche Einrichtungen bindend sein. 

30-Tages-Frist: Für wen und mit welchen Folgen?

Eigentlich hat die EU die 30-Tages-Frist bereits in ihrer Zahlungsverzugsrichtlinie von 2011 als Richtschnur festgelegt. Ausnahmen haben aber dazu geführt, dass kleinere Lieferanten Zahlungsziele von 120 Tagen oder mehr akzeptieren müssen. Solche langen Fristen sollen nun Konsequenzen haben. 

Automatische Verzugszinsen: Die Richtlinie soll durch eine Verordnung mit einem fixen Zahlungsziel von 30 Tagen ersetzt wird. Wird diese Frist überschritten, soll der Schuldner automatisch Verzugszinsen zahlen müssen – in Höhe von acht Prozentpunkte über dem EZB-Leitzins für B2B-Kunden in der EU. Außerhalb der EU gilt der dortige Zentralbankzins. 

Strafgebühr: Darüber hinaus soll pro Transaktion eine Strafgebühr von 50 Euro möglich sein. 

In der EU-Richtlinie ist ausdrücklich von Zahlungsfrist die Rede. Diese wird oft synonym mit Zahlungsziel verwendet. Doch im Fall einer unbezahlten Rechnung haben die beiden unterschiedliche Vorgehensweisen und Konsequenzen zur Folge.

Was ist eine Zahlungsfrist?

Grundsätzlich ist eine Rechnung immer sofort fällig. Das besagt das Bürgerliche Gesetzbuch in § 271 Abs. 1 BGB. Das heißt, im Idealfall werden Ware und Rechnung gleichzeitig ausgetauscht. Auf dem Markt oder in einem Ladengeschäft ist das normalerweise auch so. Bei Dienstleistungen oder einem Kauf auf Rechnung können diese Zeitpunkte schon einmal deutlich voneinander abweichen. Dann wird erst geliefert und im Anschluss gezahlt. Eine Zahlungsfrist verlängert den Zeitraum zwischen der Übergabe der Ware und ihrer Bezahlung. 

Wann gilt die gesetzliche Zahlungsfrist?

Diese können Kunde und Lieferant individuell festlegen oder sich auf die gesetzliche Regelung im § 286 Abs. 3 BGB verlassen. Diese beträgt 30 Tage. Wer nicht zahlt, befindet sich ab dem 31. Tag in Zahlungsverzug. Die gesetzliche Zahlungsfrist kommt in zwei Fällen zum Einsatz: 

1. Wenn Kunde und Lieferant keine Zahlungsfrist vereinbart haben und der Kunde ein Unternehmen ist. 

2. Wenn auf der Rechnung ausdrücklich „Es gilt die gesetzliche Zahlungsfrist“ vermerkt ist. Dann gilt sie sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen.

Ist auf Rechnungen für Privatkunden keine Zahlungsfrist angegeben, ist der Kaufpreis sofort fällig. Angenommen wird hierbei eine Postlaufzeit von drei Werktagen. 

Alternative: Zahlungsfrist individuell vereinbaren

Kunde und Lieferant haben auch die Möglichkeit, eine individuelle Zahlungsfrist festzulegen. Eine kürzere Frist als die gesetzlichen 30 Tage braucht eine schriftliche Vereinbarung. In der Regel sind das die allgemeinen Geschäftsbedingungen des Verkäufers, wobei die Zahlungsfrist zusätzlich auf der Rechnung vermerkt werden muss. 

Auch längere Zahlungsfristen sind möglich. Hier reicht es, den längeren Zeitraum einfach einseitig auf der Rechnung anzugeben. Allerdings darf die Frist nach § 271a Abs. 1 BGB maximal 60 Tage betragen. Eine noch längere Frist ist nur zulässig, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurde und „nicht grob unbillig, also angemessen und dem Gläubiger zumutbar“ ist. 

Mögliche Formulierungen für eine Zahlungsfrist auf einer Rechnung sind zum Beispiel:

• „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der Rechnung“
• „Rechnungsbetrag wird fällig vier Wochen nach Rechnungsdatum“
• „Zahlbar innerhalb von 5 Wochen ab Rechnungsstellung“ 

Welche Zahlungsfristen gelten für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber?

Eine Besonderheit gilt für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie dürfen eine Zahlungsfrist von 30 Tagen nur überschreiten, wenn diese sachlich begründet und ausdrücklich vereinbart wird. Mehr als 60 Tage sind ausnahmslos nicht zulässig. 

Wann beginnt die Zahlungsfrist?

Spätestens mit dem Siegeszug des Online-Handels klaffen die Zeitpunkte, wann Ware zugestellt und bezahlt wird, auseinander. Dem Prinzip „Zug um Zug“ folgend, nach dem Ware und Rechnung zeitgleich mit dem Geld die jeweiligen Besitzer wechseln, ist dadurch ausgehebelt. Daraus folgt aber auch: Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Eingang der Rechnung beim Kunden. 

Wird die Rechnung per Post versandt, gehen Experten im Zweifel von einer Zustelldauer von drei Werktagen aus. Beim Versand per E-Mail gibt es diesen Zeitversatz nicht. Privatkunden, auf deren Rechnung keine Zahlungsfrist vermerkt ist, oder mit dem Vermerk „sofort fällig“ geraten dann also bereits in Verzug. 

Vorteile und Nachteile einer Zahlungsfrist

Kunden erhalten Klarheit darüber, nach welchem Zeitraum sie eine Rechnung begleichen müssen. Der Verkäufer hat im Gegenzug den Überblick, wann die Rechnung überfällig ist und Zahlungsverzug droht. Nachteil ist, dass die Zahlungsfrist erst mit dem Erhalt der Rechnung startet und der Verkäufer darüber keine Sicherheit hat – außer bei der Lesebestätigung einer E-Mail. 

Was ist ein Zahlungsziel?

Das Zahlungsziel wird sehr häufig mit der Zahlungsfrist gleichgesetzt. m rechtlichen Sinn haben die beiden Begriffe jedoch zwei unterschiedliche Bedeutungen und Folgen bei Zahlungsverzug. Während eine Zahlungsfrist einen Zeitraum von Tagen oder Wochen beschreibt, legt ein Zahlungsziel ein ganz konkretes Datum fest. Das Zahlungsziel ist in § 188 BGB definiert. 

Mögliche Formulierungen für ein Zahlungsziel auf einer Rechnung sind zum Beispiel:

• „Bitte zahlen Sie den Rechnungsbetrag bis zum 31.01.2024“ 
• „Zahlbar sofort und ohne Abzug“
• “Der Rechnungsbetrag ist fällig mit Zugang, spätestens jedoch am 17.5.2023“ 

Wann dürfen Handwerker Rechnungen mahnen?

Sind Zahlungsziel oder Zahlungsfrist überschritten, kommt der Kunde in Zahlungsverzug. Wann Verzugszinsen oder Mahnkosten fällig werden, richtet sich allerdings nach der Art der gesetzten Zahlungsfrist bzw. nach dem Zahlungsziel. 

Rechnung ohne Zahlungsfrist: Ist keine Frist vereinbart, wird die Rechnung für private Kunden sofort fällig. Zahlt der Käufer nicht zwei bis drei Tage nach Erhalt der Rechnung, muss der Verkäufer mahnen, um sein Geld zu erhalten. Zahlt er auch nach Erhalt der Mahnung nicht, befindet er sich im Schuldnerverzug, und erst ab dann darf der Lieferant ihm Verzugszinsen oder weitere Mahnkosten in Rechnung stellen. Geregelt ist das in § 286 BGB. Für Unternehmen springt in diesem Fall die gesetzliche Zahlungsfrist ein. 

Rechnung mit gesetzlicher Zahlungsfrist: Zahlt der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung, darf bei geschäftlichen Kunden die erste Zahlungserinnerung entfallen. Der Verkäufer darf also sofort kostenpflichtig mahnen. Der Schuldner befindet sich ab dem 31. Tag gemäß § 286 Abs. 3 BGB automatisch in Verzug. Bei Privatkundschaft geht der Gesetzgeber nicht davon aus, dass sie die gesetzliche Zahlungsfrist kennen, für sie sieht das Gesetz eine für sie kostenlose Zahlungsaufforderung vor. Erst wenn diese ignoriert wird, darf der Lieferant weitere Kosten in Rechnung stellen. 

Rechnung mit einer vereinbarten Zahlungsfrist: Wurde die Zahlungsfrist einseitig oder im gegenseitigen Einvernehmen vereinbart, ist eine erste Mahnung notwendig, um den Zahlungsverzug mit all seinen Folgen eintreten zu lassen. 

Rechnung mit Zahlungsziel: Steht ein Datum für die Zahlung fest, entfällt für den Verkäufer eine Mahnung, um den Zahlungsverzug in Gang zu setzen. Der Verzug tritt am Tag nach dem festgelegten Zahlungstermin ein, damit ist eine weitere Zahlungsaufforderung nicht nötig und der Käufer muss mit Kosten für eine Mahnung oder Verzugszinsen rechnen.