Handwerk: Wie digitale Tools den Arbeitsalltag vereinfachen
Zettelwirtschaft, kurzfristige Absprachen und langwierige Angebotserstellung prägen noch immer den Alltag vieler Handwerksbetriebe. Doch die Anforderungen steigen und die Branche befindet sich im Wandel. Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Lösungen, um Zeit zu sparen, Abläufe zu strukturieren und die Servicequalität zu verbessern– so auch der Betrieb Deli Gebäudetechnik aus Verl. Seit 2025 arbeitet das fünfköpfige Team mit der branchenspezifischen Handwerkersoftware Tool Time, um Arbeitsprozesse zu strukturieren und die Servicequalität zu erhöhen.
Die Einführung digitaler Tools vereinfacht nicht nur interne Abläufe, sondern trägt auch zur Steigerung der Kundenzufriedenheit bei. Deli Gebäudetechnik betreut mit seinem Angebot an Elektroinstallationen, Photovoltaik-Anlagen, Wallboxen, Beleuchtung und intelligenter Gebäudesteuerung sowohl private als auch gewerbliche Kunden.
Von analog zu digital: Das sind die Vorteile
Der Betrieb startete Anfang 2025 mit der Digitalisierung. Viele Aufgaben, wie Angebots- und Rechnungserstellung seien früher analog erledigt worden und deshalb extrem zeitaufwendig, erklärt Dennis Deli. Die Motivation für die digitale Transformation, beschreibt Dennis folgendermaßen: „Wir wollten Zeit sparen, besser organisiert sein und einfach moderner arbeiten. Man kann direkt auf der Baustelle dokumentieren, Angebote schneller schreiben und alles läuft wesentlich organisierter ab.“
Die richtige Handwerkersoftware: Das kann Tool Time
Im Betrieb nutzen die Mitarbeiter täglich die Software Tool Time. Sie hilft bei Angebots- und Rechnungserstellung sowie bei der Produktdokumentation und dem Koordinieren von Terminen. Dabei ist das Programm, dank verständlicher Oberfläche, einfach zu bedienen. Dennis lobt die Funktion der intelligenten Angebotserstellung: „Das Programm lernt mit – einmal eingetragene Positionen merkt sich Tool Time für künftige Angebote. Das spart uns wirklich enorm viel Zeit. Auch die Kundenstammpflege ist super einfach. Dadurch behalten wir auch bei mehreren Projekten den Überblick.“
Typische Fehler vermeiden: Wie geht man die Digitalisierung richtig an?
Bei der Umstellung auf digitale Prozesse kann es Startschwierigkeiten geben. Bei dem Betrieb von Dennis Deli klappte jedoch alles reibungslos. Dennis erklärt: „Wir hatten ehrlich gesagt gar keine großen Hürden. Das Team war schnell begeistert“, erinnert sich Dennis. Der Schlüssel: „Wir sind schrittweise reingewachsen und haben uns nicht übernommen.“ Trotzdem gibt es Fehler, die man vermeiden sollte.
Der Inhaber erläutert: Wer glaubt, Digitalisierung bringt nach zwei Wochen messbare Erfolge, wird enttäuscht. Es braucht Zeit – und vor allem eine klare Strategie. Man darf nicht einfach irgendein Tool kaufen, ohne die eigenen Prozesse zu kennen.“ Sein Tipp an andere Betriebe: „Klein, aber gezielt starten. Mitarbeiter mitnehmen. Und auf Tools setzen, die skalierbar und cloudbasiert sind.“
Vom Team bis zum Kunde: So wirkt sich die Digitalisierung aus
Laut Dennis seien die Effekte der Digitalisierung nicht nur intern, sondern auch beim Kunde bemerkbar: „Angebote können schneller erstellt werden, Kunden bekommen Arbeitsberichte fast in Echtzeit, und wir können die Nachkalkulation viel besser nachvollziehen.“
Diese Kombination aus Transparenz und Geschwindigkeit verbessert die Kundenbeziehung. Gleichzeitig wird der Betrieb zukunftsfähig gestaltet.
Der Blick in die Zukunft
Auch beim Thema KI hat Dennis eine klare Meinung: „Neben der Nutzung von Chat GPT möchten wir noch stärker auf KI setzen – zum Beispiel mit einer KI-basierten Telefonanlage. Da gibt’s viele spannende Ansätze, die uns weiterbringen können.“ Denn die Künstliche Intelligenz kann neue Prozesse ermöglichen und neue Ansätze fördern.
Der Betrieb Deli Gebäudetechnik zeigt, dass das Projekt Digitalisierung unabhängig von der Betriebsgröße umgesetzt werden kann. Wichtig ist die Haltung; ein motiviertes Team mit offenem Mindset. Auch eine passende Software, wie in diesem Fall die Handwerkersoftware Tool Time, nicht beim Transformationsprozess fehlen. Dennis fasst zusammen: „Ich würde heute auf keine der digitalen Funktionen mehr verzichten wollen. Sie erleichtern den Alltag enorm und machen uns als Betrieb einfach besser.“
Über Tool Time
Tool Time wurde 2019 von Marius Stäcker und Marcel Mansfeld gegründet, um Handwerkern den Arbeitsalltag zu erleichtern. Das eingesetzte Werkzeug: eine cloudbasierte Software, mit der administrative Abläufe digitalisiert und in einem zentralen Betriebssystem abgebildet werden.
Das setzt nicht nur der Zettelwirtschaft ein Ende, sondern lässt sämtliche betriebliche Abläufe effizienter erledigen. So deckt Tool Time wichtige Funktionen wie Arbeitszeiterfassung, Terminplanung, Baustellendokumentation oder das Erstellen von Angebot und Rechnung mit wenigen Klicks ab.
