Betriebe, die mit ihren Beschäftigten im europäischen Ausland arbeiten, benötigen die sogenannte A1-Bescheinigung. Sie ist der Nachweis, dass in Deutschland Angestellte auch hierzulande sozialversichert sind, und wird bei Kontrollen zunehmend streng geprüft. Nun gibt es aber einige Änderungen, die die Bürokratie verringern sollen.

Fast zehn Jahre haben EU-Parlament, Rat und Kommission verhandelt. Jetzt steht die Einigung: Für kurze grenzüberschreitende Geschäftsreisen von bis zu drei Tagen innerhalb von 30 Kalendertagen entfällt künftig die Pflicht zur A1-Bescheinigung. Doch nicht alle Unternehmen profitieren davon.

Was ist die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist der offizielle Nachweis darüber, welches Sozialversicherungsrecht bei einer grenzüberschreitenden Tätigkeit anzuwenden ist. Sie zeigt an, dass eine Person trotz Tätigkeit im Ausland weiterhin über das deutsche Sozialversicherungssystem versichert ist. Für Handwerksbetriebe ist das besonders wichtig bei Montageeinsätzen, Inbetriebnahmen, Wartungen, Reparaturen oder kurzen Messe- und Kundenterminen im Ausland.

Die Regel soll Doppelversicherungen verhindern und Rechtssicherheit für Arbeitgeber, Beschäftigte und Behörden schaffen. Gleichzeitig dient die Bescheinigung als Kontrollinstrument gegen Scheinselbstständigkeit, Sozialdumping und Schwarzarbeit.

Wer braucht die Bescheinigung?

Betroffen sind Arbeitnehmer und Selbstständige, wenn sie vorübergehend in einem anderen EU-Staat sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz oder Großbritannien tätig sind. Auch wer gelegentlich oder regelmäßig in mehr als einem Mitgliedstaat arbeitet, braucht eine A1-Bescheinigung.

Auch bei Homeoffice gewinnt das Thema an Bedeutung: Beispielsweise brauchen Angestellte die A1-Bescheinigung, wenn sie Homeoffice im Ausland machen.

Was ist neu?

Kern der Einigung auf EU-Ebene ist die Abschaffung der A1 Bescheinigung bei bestimmten Dienst- und Geschäftsreisen. Beschäftigte sollen künftig bei kurzfristigen Tätigkeiten im EU Ausland kein A1 Formular mehr mitführen müssen. Darüber hinaus sind umfassende Ausnahmen für kurze Entsendungen vorgesehen: Bei Einsätzen von bis zu drei Tagen innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen entfällt die A1 Pflicht ebenfalls. Achtung: Ausgenommen bleiben weiterhin Entsendungen im Bausektor! Das heißt, für die meisten Handwerksbetriebe, dass sie nicht von der Erleichterung profitieren.

Seit dem 1. Januar 2025 läuft der Antrag für die A1-Bescheinigung komplett digital, ein Papierantrag ist nicht nur nicht mehr nötig, sondern auch nicht mehr zulässig. Alle Anträge müssen digital über ein zertifiziertes Abrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal laufen.

Zugleich wird die Praxis verschärft kontrolliert. Die Deutsche Rentenversicherung weist darauf hin, dass die aktuelle Verwaltungspraxis auf neue nationale Vorschriften zur Bekämpfung von Schwarzarbeit und Lohndumping zurückgeht.

Wer stellt den Antrag?

Je nach Versicherungsstatus sind unterschiedliche Stellen zuständig. Arbeitnehmer mit gesetzlicher Krankenversicherung beantragen die A1-Bescheinigung über ihre Krankenkasse, bei privat Versicherten können andere Träger zuständig sein.

Arbeitgeber nutzen dafür entweder eine zertifizierte Lohnabrechnungssoftware oder das SV-Meldeportal. Selbstständig Tätige stellen den Antrag ebenfalls elektronisch über das SV-Meldeportal und benötigen dafür den Zugang über die BundID.

Was passiert ohne A1?

Fehlt die A1-Bescheinigung bei einer Kontrolle, kann das im Ausland teuer werden, zum Teil werden Mitarbeitende zurückgewiesen. Dadurch kann es zu Verzögerungen auf der Baustelle, bei der Montage oder an der Grenze kommen. Deshalb gehört die Prüfung der A1-Pflicht inzwischen in jede Entsende- und Reiseplanung.