Die Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit auf dem Stundenzettel dient mehreren Zwecken:

• Zeitabrechnung
  Der Stundenzettel ermöglicht es dem Arbeitgeber, die geleisteten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters zu verfolgen und exakt zu vergüten.
• Projektverfolgung
  In Unternehmen werden mehrere Projekte mehr oder weniger gleichzeitig bearbeitet. Die Stundenzettel aller Mitarbeiter bilden für das Unternehmen eine fundierte Datenbasis, um den Arbeitsaufwand für jedes einzelne Projekt statistisch zu erfassen, zu verfolgen und auswerten zu können, was schließlich eine genaue Kostenzuordnung und Budgetierung ermöglicht.
• Compliance
  In vielen Ländern und Branchen sind die Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau zu dokumentieren. Die Stundenzettel dienen daher auch als direkte Nachweise für die strikte Einhaltung aller Vorschriften.

Ein Stundenzettel muss deshalb mindestens die folgenden Informationen enthalten:

• Name des Mitarbeiters
• Datum des Tages, an dem die Arbeitsstunden geleistet wurden
• Uhrzeiten von Beginn und Ende der Tätigkeiten an diesem Tag
• Dauer der Pausenzeiten
• Art der Tätigkeiten - kurze Beschreibung

Während Stundenzettel früher ausschließlich handschriftlich ausgefüllt worden sind, hat sich in den letzten Jahren zunehmend die elektronische Erfassung durchgesetzt, um die Daten direkt in die Datenbank des jeweiligen Unternehmens überführen zu können. Vielfach wird dafür eine spezielle Zeiterfassungssoftware eingesetzt.