Auch in der Wachstumsphase: Risiken nicht unterschätzen

Wenn die Wirtschaft, insbesondere nach Krisen, boomt, steigen die Aufträge auch in klein- und mittelständischen Unternehmen . Oft entsteht dann auch eine erhöhte Nachfrage nach Fördermitteln. Die Landesbanken und die KfW melden in guten Zeiten immer wieder, dass ihre Kunden dann verstärkt Kredite nachfragen.

Auch viele Handwerker sind dann auf dem Wachstumspfad. Die gute Auftragslage bringt viele dazu, den Betrieb zu vergrößern. Aber diese Entwicklung ist nicht nur positiv zu sehen. Nicht jeder Unternehmer ist in der Lage, mit einer Expansion umzugehen und ihre Folgen zu bedenken. Jedes Wachstum ist diskontinuierlich, vieles ist nicht berechenbar.

Viele Betriebe sind immer wieder mit Wachstumsschwellen konfrontiert: Bei einer guten Auftragslage entwickelt sich auch das Arbeitsaufkommen, was oft die Kapazitäten übersteigt. Die Mitarbeiter schaffen es nicht mehr, die anstehenden Aufgaben zu bewältigen. In anderen Fällen leidet der Service. Auch die vorhandenen Maschinen, Werkzeuge und Transportmittel reichen irgendwann nicht mehr aus. Sollen neue Geräte angeschafft, die Lagerkapazitäten erweitert werden, ist oft nicht mehr genug Platz vorhanden.

Personalprobleme und Platzmangel

An solchen Schwellen braucht das Unternehmen vor allem Kapital, aber auch Zeit. Reichen die vorhandenen Finanzen nicht aus, kann die Vergrößerung des Betriebs nicht stattfinden, und die mögliche Entwicklung bleibt aus. Nun ist eine passende Strategie befragt, aber darüber hinaus geht es auch um Flexibilität. Der Unternehmer sollte auf alles gefasst sein, alle möglichen Eventualitäten im Blick haben. Die größten Herausforderungen in derartigen Situationen sind mangelnde Kapazitäten, sei es beim Personal oder beim Raumangebot. Darüber hinaus müssen trotz der entstehenden Engpässe Qualität und Service auf dem vorhandenen Niveau gehalten werden.

Den Betrieb vergrößern

Zu jeder Expansion gehört auch ein erhöhter Bedarf an Platz. Viele Unternehmen sind darauf nicht eingestellt. Zusätzliche Maschinen und Modernisierungen führen dazu, dass die Grenze der Kapazitäten bald erreicht wird. Dann muss investiert werden, und das heißt Kapitalbeschaffung, Förderkredite, Fördermittel. Die ganze Palette der möglichen Unterstützungen wird nun abgearbeitet, Leasing und Mietkauf strecken die entstehenden Kosten.

Und nun dreht sich alles um die Kalkulation, um die bewilligten Fördermittel sinnvoll einzusetzen. Aber das gelingt nicht immer. Wenn die vorhandenen Gelder nicht voll ausgeschöpft werden, können weitere Anschaffungen sinnvoll sein, die aber den finanziellen Rahmen wiederum übersteigen. Oft bleibt dann nur die Finanzierung durch Eigenkapital oder Mietkauf.

Denn nicht wenige Investitionen führen zu Folgeinvestitionen, darauf sollte das Unternehmen eingestellt sein. Die Finanzierung muss deshalb zu Ende gedacht sein, die Folgen müssen eingeschätzt und alle Möglichkeiten durchgespielt werden. Dabei wird gerade die Raumproblematik oft unterschätzt. Das Zahlenwerk sollte transparent sein, und die offene Kommunikation mit der Hausbank gesucht werden.

Wichtig ist es, den Gesprächsfaden nicht abreißen zu lassen. Auch nicht in Zeiten, in denen Finanzierungen nicht benötigt werden. Trotz des entstehenden Aufwands ist es dann sinnvoll, die Zahlen des Betriebs immer auf dem aktuellen Stand zu haben. Ein hohes Niveau der Kommunikation mit der Bank schafft Vertrauen, um in problematischen Zeiten zu profitieren.

Das Personalmanagement optimieren

Wächst die Zahl der Aufträge, stellt dich bald die Frage, ob neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen. Nur allzu oft entwickeln Betriebe ihre Expansion nicht strategisch, sondern sie nehmen wahllos alles an, was der Markt hergibt. Bald stellt sich aber heraus, dass das Unternehmen nicht über genügend Personal verfügt, um die vielen Kundenaufträge zu bearbeiten.

Bei der Handwerkskammer Düsseldorf ist das Problem bekannt. Die dortige Unternehmensberatung unterstützt die örtlichen Handwerksbetriebe seit Jahren mit ihrer „Wachstumswerkstatt“. Auch dort ist man sicher, dass die meisten Betriebe immer wieder mit Personalmangel zu kämpfen haben in Abhängigkeit von der Betriebsgröße.

Drei Szenarien ergeben sich hier recht häufig:

• Zum einen gerät das Unternehmen an den Punkt, dass die vorhandenen Mitarbeiter die Arbeit nicht mehr bewältigen, die finanziellen Mittel aber für Neueinstellungen nicht ausreichen. Eine Lösung würde sich anbieten, wie auch schon beim oben genannten Problem mit der Raumnot: Regelmäßige Kontakte zur Bank gestalten es einfacher, zielgerichtet und zeitnah Abhilfe zu schaffen.
• Zweitens stehen Unternehmen oft vor dem Problem, dass sie keine passenden Mitarbeiter finden.
• Das führt oft zum dritten Fiasko, wenn bewährte Mitarbeiter kündigen, weil ihnen die Arbeit schlicht zu viel geworden ist.

Die Mitarbeiter einbeziehen

Vorübergehend kann es genügen, durch längeres Arbeiten fehlende Kapazitäten auszugleichen. Aber hier ist Vorsicht geboten, denn dieses Vorgehen ist nicht ohne Risiko. Denn Mehrarbeit kommt nicht bei allen Beschäftigten gut an, und gerade auf sein Stammpersonal ist das Unternehmen jetzt um so mehr angewiesen. Und vielleicht ist ja der zweite Versuch erfolgreich, und die passende Ergänzung des Personals wird nach einiger Zeit doch gefunden.

Der Handwerkscoach Christian Fuchs rät den Unternehmen dazu, die Angestellten an der Planung des Wachstums zu beteiligen. Mit seiner „Primus GbR für Businesscoaching“ unterstützt der Berater Handwerker und mittelständische Unternehmen, wenn sie expandieren. Zu seinen Aufgaben gehört unter anderem die Vorbereitung auf mögliche Personalschwierigkeiten. Denn er weiß: „Veränderungen können Mitarbeiter verunsichern“. Einige scheuen die Mehrarbeit, andere befürchten, neuen Aufgaben nicht gewachsen zu sein.

Es ist Aufgabe des Geschäftsführers, sich beizeiten auf die Situation einzustellen. Bereits im Vorfeld ist es sinnvoll, sich Gedanken zu machen über die aktuelle Betriebsgröße und den Ablauf des intendierten Wachstums. Besonders die Auswirkungen auf die Arbeit und Prozesse im Betrieb sind rechtzeitig zu thematisieren, um die Belegschaft mitzunehmen.

Auch bei Einstellungsgesprächen entstehen so keine falschen Erwartungen, und es wird einfacher, passendes Personal zu finden. Zudem kann es nur hilfreich sein, die Mitarbeiter vorzubereiten und ihnen unnötige Befürchtungen zu ersparen. Außerdem sollte es dem Betrieb jederzeit gelingen, trotz aller Expansionsanstrengungen attraktive Arbeitsplätze anzubieten.

Service und Qualität

Wenn wenige Mitarbeiter mehr Arbeit zu bewältigen haben, geraten einige an die Leistungsgrenze, und Fehler werden wahrscheinlicher. So leiden in Wachstumsphasen Qualität und auch der Service fast zwangsläufig. Denn die Betriebe können sich den gestiegenen Anforderungen nicht sofort anpassen.

Ein Ausweg kann es sein, sich vorübergehend Produkte zuliefern zu lassen. Dann sind aber Kompromisse bei der Qualität unvermeidlich. Dem Unternehmen sollte bei solchen Ausweichmanövern immer bewusst sein, dass Teillösungen oder Hilfskonstruktionen keine Lösung auf Dauer sein können.

Die Zufriedenheit der Kundschaft leidet besonders, wenn Termine verschoben oder Fristen nicht eingehalten werden. Zusätzlich fehlt in den Zeiten der Expansion die Zeit, mit den Kunden optimal im Gespräch zu bleiben. Überstunden, Arbeitsspitzen und fehlendes Krisenmanagement lassen keinen Raum für Problemlösungen und Krisenmanagement, auch und gerade wenn es dringend nötig wäre.

Expansion ist auch Inspiration

Ein Tipp vom Businesscoach: Klar und offen die Probleme ansprechen. Wenn Termine nicht gehalten werden können, muss frühzeitig eine Information an den Kunden rausgehen. Der Unternehmer sollte dann auch berücksichtigen, dass dem Kunden durch Verzögerungen Nachteile entstehen, und es ist nur fair, sich um Ausgleich bemühen. Muss das Angebot vorübergehend eingeschränkt werden, hilft ein Verweis auf zukünftige Vorteile.

Der Mensch wächst mit seinen Aufgaben. Das gilt auch und gerade für Handwerker und ihre Mitarbeiter. Mit einer gelungenen Expansion erhöht sich oft die Qualität, und der Service wird verbessert. Denn mit neuen Aufträgen lernt der Handwerker seine Kundschaft besser kennen, bisher unbekannte Kundenwünsche fordern neue Lösungen. Und die so gemachten Erfahrungen fließen in die Produkte ein und lassen neue Serviceleistungen entstehen.