GPS-Fuhrparkmanagement: Fahrzeuge und Mitarbeiter optimal einsetzen

Fahrzeuge und Mitarbeiter koordinieren

Funktionen zur Kommunikation, Navigation, Auftrags- und Arbeitszeiterfassung sind häufig bereits über das Smartphone, Navi oder mobile Zeiterfassungssysteme abgedeckt. Wozu also eine Fuhrparkmanagementlösung? Die Antwort ist ebenso simpel wie einleuchtend: Die Integration aller Funktionen in einem System macht den Unterschied, denn sie erweitert die Möglichkeiten. Insbesondere, wenn mehrere Fahrzeuge koordiniert und Fahrtrouten zu mehreren Kunden flexibel geplant werden müssen, sind Systeme mit integrierter Zeiterfassung, GPS-Ortungs-, Kommunikations- und Navigationsfunktion ideal: Mit ihnen lassen sich mehrere Fahrzeuge von einer zentralen Stelle aus steuern und koordinieren, ihre Einsätze abstimmen und mithilfe berechneter Routenvorschläge Wege, Zeiten und Kosten optimieren.

Für die Verwaltung und den Einsatz des Firmenfuhrparks zuständige Disponenten können zu jedem Zeitpunkt feststellen, wo sich die Fahrzeuge gerade befinden und welche Mitarbeiter mit welchem Fahrzeug dem neuen Einsatzort am nächsten liegen. Neue Aufträge oder Nachrichten werden text- oder sprachbasiert an den Fahrer übermittelt. Eine Bluetooth-Freisprecheinrichtung sorgt für mehr Sicherheit beim Fahren. Das Display des Eingabegerätes dient gleichzeitig zur Dateneingabe, Routenplanung und Navigation.

Umgekehrt werden aktuelle Fahrzeugdaten in Echtzeit an die Zentrale weitergeleitet: die aktuelle Position und Route, Fahr-, Stand- und Pausenzeiten, der Auftragsstatus etc. Durch Staus oder andere Probleme bedingte Verzögerungen bekommt die Zentrale durch diese Feedbackfunktion sofort mit, sodass man rechtzeitig reagieren, Zeit und Sprit sparen kann.

Sprit und Zeit sparen

Darüber hinaus können Flottenmanagementsysteme das Fahrverhalten dokumentieren und Fahrer dazu bewegen, bewusster zu fahren. Das unterstützt Fahrer und Flottenbetreiber, Treibstoffkosten und den CO₂-Ausstoß zu reduzieren. Eine defensive, umweltbewusste Fahrweise kann den Kraftstoffverbrauch und die Wartungskosten um insgesamt bis zu 30 % reduzieren. Deshalb erinnern einige Systeme per akustischem und/oder visuellem Signal (Feedbackfunktion) an einen effizienteren Fahrstil.

Auswertungen ermöglichen die automatische Erstellung von Fahrtenbüchern und Reports, wie Tages-, Wochen- oder Monatsberichten. Alle Informationen eines Montage- oder Wartungsauftrags werden digital verarbeitet und müssen nicht zusätzlich manuell im EDV-System verbucht werden. Detaillierte Protokolle ermöglichen eine exakte Kostenstellenzuteilung, auf deren Grundlage Aufträge präziser kalkuliert werden können. Das elektronische Fahrtenbuch erübrigt das Übertragen handgeschriebener Fahrtenbücher oder Arbeitsberichte. Controlling-Funktionen ermöglichen die Organisation und Verwaltung von Reparatur- und Wartungsterminen. Übersichten zeigen, ob alle Fahrzeuge optimal und wirtschaftlich eingesetzt sind.

Worauf sollte man achten?

Fuhrparkmanagementsysteme bestehen zumeist aus einer Büro- und Mobilsoftware, einer mobilen Hardware für die Dateneingabe, Datenanzeige und Kommunikation sowie die Identifikation des Benutzers. Für die Ortung wird in das Fahrzeug ein sogenannter Datenlogger zur satellitengestützten Positionsbestimmung eingebaut. Diese mit einem GPS- und Mobilfunkmodul versehene Systemkomponente lässt sich problemlos ins Fahrzeug integrieren und benötigt meist keine externe Antenne. GPS-Datenlogger zeichnen Positions- und Fahrzeugdaten kontinuierlich auf und legen diese in einem internen Speicher zum späteren Auslesen ab. Echtzeitsysteme übermitteln die Daten kontinuierlich per Mobilfunk an die Firmenzentrale, wo sie von der Bürosoftware tabellarisch und geografisch quasi in Echtzeit angezeigt werden.

Die meisten Lösungen sind webbasiert, sodass Anwender über eine Onlineplattfom auf aktuelle Auswertungsdaten des eigenen Fuhrparks wie zum Beispiel Fahrer- und Fahrzeugdaten, Verbrauchsdaten oder Analysen zugreifen können. GSP-basierende Lösungen eignen sich auch für die Fahrzeugkontrolle und Diebstahlsicherung. Dazu kann man beispielsweise mithilfe einer sogenannten Geofencing-Funktion per Kreis, Rechteck oder Polygon auf einer digitalen Landkarte „geografische Zäune“ abstecken. Eine Überschreitung dieser imaginären Begrenzung löst beim System vorher definierte Reaktionen aus – etwa einen Warnhinweis.

Da der Datenlogger auch eine Überwachung des Fahrers ermöglicht, werden Persönlichkeits- und Datenschutzrechte tangiert. Deshalb setzt der Einsatz GPS-basierender Fuhrpark-Managementsysteme eine Arbeitnehmer-Einwilligung oder eine Betriebsvereinbarung voraus. Da Flottenmanagementlösungen meist als „Software as a Service“ (SaaS) über die Cloud genutzt werden, sollte nicht zuletzt wegen der seit 25. Mai europaweit geltenden Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) der Schutz persönlicher Daten von Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern beachtet werden. So sollte mit dem Anbieter ein sogenannter Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) abgeschlossen werden, in dem dieser sich verpflichtet, DSGVO-Vorgaben einzuhalten.

Welche Systeme gibt es?

Mittlerweile bietet der Markt eine Vielzahl von Lösungen von unterschiedlichen Anbietern für unterschiedliche Branchen. Deshalb sollte man bei der Auswahl darauf achten, ob auch spezielle Anforderungen der  jeweiligen Branche berücksichtigt werden. Welche Lösung für welchen Betrieb und Fuhrpark die richtige Wahl ist, lässt sich nur individuell beantworten. Zu den Abhängigkeiten zählen die Flottengröße, die gewünschten Funktionen und die im Unternehmen bereits vorhandene ERP-Branchensoftware, Lohnbuchhaltung, Zeitwirtschaft-, Produktions- oder Ressourcenplanungssoftware.

Da die meisten Unternehmen über entsprechende Software-Werkzeuge verfügen, liegt es nahe, diese mit Fuhrparkmanagementsystemen zu vernetzen, um etwa Kunden- und Auftragsdaten zu übergeben oder die Anfahrts- und Mitarbeiter-Einsatzzeiten für die Auftragsabrechnung oder für Auswertungen zu nutzen. Auch für die Ressourcenplanung bietet die Einbeziehung des Fuhrparks Vorteile: die Reservierung für einen Auftrag notwendiger Fahrzeuge oder die Berücksichtigung von Reparatur- und Wartungsterminen. Deshalb sollte man auf entsprechende Schnittstellen achten.

Die Bedienhardware im Fahrzeug sollte über ein LC-Display, eventuell mit Touchscreen, eine Bluetooth-Freisprecheinrichtung sowie möglichst über eine die Fahrsicherheit unterstützende Sprachsteuerung verfügen. Ob ein Smartphone, Tablet oder eine spezielle Hardware verwendet wird, ist von System zu System unterschiedlich. Achten sollte man auf kompakte Abmessungen und ein stabiles, stoß-, hitze/kälte- und feuchtigkeitsresistentes Gehäuse. Für die integrierte oder optionale Navigationsfunktion ist die Aktualität des Kartenmaterials, gegebenenfalls auch für das Ausland, wichtig. Die zum System gehörende Auswertungssoftware sollte die Erfassung von Mitarbeiterzeiten, die Planung und Optimierung von Routen nach unterschiedlichen Kriterien sowie die Erstellung von Berichten (Fahrtkosten, Kilometer/Mitarbeiter, Fahrverhalten etc.) und die Übergabe von Daten an das Rechnungswesen ermöglichen

Was kosten die Systeme?

Übliche Paketpreise pro Fahrzeug liegen, je nach Funktionsumfang, zwischen 10 und 30 Euro pro Monat. Hinzu kommen einmalige Hardwarekosten zwischen 150 und 300 Euro pro Fahrzeug und eventuelle Anschlussgebühren. Einige Anbieter erheben zusätzlich monatliche Gebühren für einen mobilen Serverzugriff auf die gespeicherten Fahrzeugdaten etc. Wichtig ist auch, wie und zu welchen Kosten das System an den Fuhrpark nachträglich angepasst werden kann, was passiert, wenn das Internet ausfällt, eine schlechte Verbindung besteht oder wenn man den Anbieter wechseln will.

Wer kein Flottenmanagementsystem anschaffen will, kann sich auch an Fahrzeug-Leasinggesellschaften mit entsprechenden Dienstleistungen wenden. Einige Anbieter übernehmen auch einen bestehenden Fuhrpark mit Fahrzeugen, die nicht älter als zwei Jahre sind. Bei der Dienstleisterauswahl sollte man auf vergleichbare Angebote achten: vergleichbare Fahrzeugmodelle, gleiche Laufzeiten, gleiche Kilometerverträge, identische Leistungen und Bausteine etc. Auch vom Hersteller vorgegebene Wartungen, Inspektionen, Verschleißreparaturen oder Kosten für TÜV und Abgasuntersuchung sollten inklusive sein. Ferner sollte die Fuhrpark-Software Import- als auch Exportschnittstellen bereithalten, sodass die Daten eigenständig ergänzt und verwaltet werden können. Ferner stellt sich die Frage, ob nach Ablauf des Leasingvertrages mit dem Fahrzeug auch das Flottenmanagementsystem in den Besitz des Kunden übergeht respektive welche Kosten entstehen.