E-Rechnung im Handwerk: Mehr Aufwand als Entlastung

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich läuft im Handwerk holprig an. Eine aktuelle bundesweite Umfrage des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks (ZDH) unter knapp 2.000 Betrieben zeigt, dass hoher Aufwand, zusätzliche Kosten und fehlende Standards die Umsetzung erheblich bremsen. ZDH-Generalsekretär Holger Schwannecke stellt klar: „Statt spürbarer Entlastung erleben viele Handwerksbetriebe aktuell vor allem mehr Aufwand, zusätzliche Kosten und technische Hemmnisse."

Erst die Hälfte aller Rechnungen kommt digital an

Im Jahr 2025 erhielten die befragten Betriebe durchschnittlich rund 1.200 Eingangsrechnungen – von denen jedoch nur etwa die Hälfte als E-Rechnungen vorlagen. Gleichzeitig stellt bislang lediglich gut ein Drittel der Betriebe selbst E-Rechnungen aus. Die Folge sind Doppelstrukturen, in denen digitale und klassische Formate parallel laufen. Rund die Hälfte der Betriebe empfindet sowohl den Empfang als auch die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen als aufwendiger als bei herkömmlichen PDF-Rechnungen.

Technische Hürden und fehlende Standards

Die Ursachen für die Startschwierigkeiten sind vielfältig: nicht validierbare Eingangsrechnungen, Probleme beim Auslesen von Rechnungsangaben sowie Abweichungen zwischen Rechnungsdatensatz und lesbarer PDF-Datei bei hybriden Formaten. Die Verarbeitung erfolgt überwiegend manuell, durchgängig automatisierte Abläufe bleiben die Ausnahme. Hinzu kommen finanzielle Belastungen: Die einmaligen Einführungskosten liegen im Schnitt bei knapp 3.000 Euro, ergänzt durch laufende jährliche Kosten für Software, Systemanpassungen und externe IT-Unterstützung.

ZDH fordert Nachbesserung statt schneller Ausweitung

Schwannecke fordert politisches Handeln, warnt aber gleichzeitig vor Schnellschüssen: „Ohne einheitliche Vorgaben für die Nutzung der E-Rechnungsfelder, ein allgemeingültiges staatliches Validierungstool und gezielte Unterstützung wird die E-Rechnung ihr eigentliches Potenzial – nämlich effizientere und automatisierte Prozesse – kurzfristig nicht entfalten können." Eine überstürzte Ausweitung der vollständigen E-Rechnungspflicht sei die schlechteste aller Lösungen, zumal die technischen EU-Vorgaben noch nicht vollständig vorliegen. Nach EU-Recht bleibt bis 2030 Zeit.

Dass die Betriebe sich der Notwendigkeit grundsätzlich bewusst sind, zeigt die Umfrage dennoch: Knapp die Hälfte der Betriebe, die bislang keine E-Rechnungen ausstellen, plant die Einführung für das zweite Halbjahr 2027. Die E-Rechnung wird als wichtiger Schritt zur Digitalisierung anerkannt – sie muss nur praxistauglicher werden.