Das sind die rechtlichen Voraussetzungen von E-Rechnungen im Handwerk

Die Digitaliserung schreitet voran. Elektronische Rechnungen werden ab dem 27.11.2020 Pflicht für alle Lieferanten öffentlicher Auftraggeber. Ausgenommen sind Direktaufträge, die einen Nettoauftragswert von 1.000 Euro nicht überschreiten. Bei Auslandsbeschaffungen, Organleihen und Aufträgen im Sicherheitsbereich mit Geheimhaltung gelten weitere Sonderregelungen.

Die Anforderungen an eine E-Rechnung

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) definiert in Paragraph 14, welche Bedingungen eine elektronische Rechnung erfüllen muss, um als rechtssicher zu gelten. Zunächst müssen dieselben Pflichtangaben enthalten sein wie bei einer Rechnung in herkömmlicher Form. In Absatz 4 des genannten Paragraphen werden diese Maßgaben präzisiert (siehe unten).

Zusätzlich muss der Rechnungsempfänger einverstanden sein, so Absatz 1, die Rechnung als elektronische Rechnung zu erhalten. Was mittlerweile bei öffentlichen Auftraggebern selbstverständlich ist, wenn sie einen Handwerker beauftragen. Eine bestimmte Form ist für diese Zustimmung nicht vorgeschrieben, sie kann Teil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen sein, stillschweigend erfolgen und auch im Nachhinein erklärt werden.

Weiter sagt Absatz 1:

• Innerbetriebliche Kontrollverfahren sollen einen verlässlichen Zusammenhang zwischen erbrachter Leistung und der Rechnung garantieren.
• Ebenfalls sind die Herkunft und der Inhalt auf Echtheit zu prüfen.
• Die Lesbarkeit ist zu gewährleisten.

Diese Prüfverfahren können nach Absatz 3 auch durch deine qualifizierte elektronische Signatur oder durch elektronischen Datenaustausch ersetzt werden.

Mit BMI und GoBD

Auch die Archivierung hat gewisse Normen zu erfüllen. Die Aufbewahrung hat elektronisch und revisionssicher zu erfolgen. Nach UStG § 14b beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.

Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat gab im Juli d. J. zusätzlich weitere weitere Anforderungen bekannt, die in Paragraph 5 der E-Rechnungsverordnung des Bundes genannt werden:

Die Leitweg- Identifikationsnummer wird dem Unternehmen bei der Erteilung des Auftrags mitgeteilt. Zahlungsbedingungen sind zu nennen oder das Fälligkeitsdatum. Ferner muss der Zahlungsempfänger seine Bankverbindung angeben, der Rechnungssteller nennt seine E-Mail- oder die De-Mail-Adresse. Optional sind die Auftrags- und die Bestellnummer in der E-Rechnung enthalten.

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Pflichtangaben einer Rechnung in Papierform

Was in einer Rechnung in Papierform zwingend enthalten sein muss, findet sich ebenfalls im Paragraphen 14 des UStG. Auch diesen Vorgaben ist bei einer elektronischen Rechnung zu entsprechen. Der Absatz 2 schreibt vor, dass der vollständige Name und die vollständige Unterschrift der beteiligten Unternehmen zu nennen ist.

Also sowohl Unterschrift und Name des Auftraggebers und des Auftragnehmers gehen aus dem Dokument hervor. Das liefernde Unternehmen hat zusätzlich seine Steuernummer zu nennen und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine Rechnungsnummer, Bezeichnung und Menge der Waren oder der Dienstleistung sind anzugeben. Ebenso sind der Zeitpunkt der Lieferung oder der Erbringung der Leistung, der Preis und die enthaltenen Steueranteile auszuweisen.

Fehler im System

Ein großer Vorteil der Digitaliserung auch im Rechnungswesen liegt auf der Hand: Vieles kann mit Vorlagen abgearbeitet und muss nicht immer neu angelegt werden. Dennoch passieren auch hier Fehler, und für ihre Korrektur gibt es ebenfalls Vorgaben. Auf keinen Fall dürfen elektronische Rechnungen abgeändert und unter der gleichen Rechnungsnummer noch einmal an den Auftraggeber gehen.

Je nach Art des Fehlers hat der Rechnungsaussteller zwei Möglichkeiten. Eine Stornierung macht die fehlerhafte Rechnung ungültig, und das Unternehmen stellt anschließend eine neue, korrigierte Rechnung aus. Die Ergänzung und das Ergänzungsschreiben sind eine Alternative. Das liefernde Unternehmen benennt den Fehler und berichtigt ihn in einem Ergänzungsschreiben. Sowohl die fehlerhafte Rechnung als auch das Zusatzschreiben sind nach den Vorgaben des Systems abzulegen. Die Ergänzung ist der Rechnung zugeordnet und der Korrekturvorgang dokumentiert. So ist für einen Betriebsprüfer jederzeit nachvollziehbar, wie sich der Vorgang entwickelt hat.

Die GoBD beachten und Komplikationen vermeiden

Die zweite Variante eignet sich beim Auftreten kleiner Fehler, etwa einer falschen Schreibweise oder einem falsch genannten Betrag durch einen Zahlendreher. Bei erheblichen Mängeln ist zu einem Storno zu raten. Denn in diesem Fall streicht man die ursprüngliche Rechnungsnummer und vergibt eine komplett neue. So entspricht der Vorgang der GoBD, nämlich den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Denn wird die Rechnung an Dritte gegeben, etwa ans Finanzamt, müssen nach den GoBD alle Daten festgeschrieben, und das heißt unveränderbar sein.

Neben der Unveränderbarkeit stellen die „Grundsätze“ weitere Anforderungen. Die Daten müssen richtig sein, geordnet, vollständig, und die einzelnen Vorgänge nachvollziehbar. Außerdem setzt das BMF eine Frist für die Erfassung, nämlich zehn Tage. In diesem Zeitraum sind alle Unterlagen sauber zu ordnen und chronologisch abzulegen.

Um all diesen Vorgaben nachkommen zu können, empfiehlt es sich, ein System zu nutzen, das nach den Bestimmungen der GoBD arbeitet. Immer wieder wird berichtet, dass die Rechnungsabteilung noch mit einer normalen Textverarbeitung arbeitet, in die rechtliche Bestimmungen nicht eingearbeitet sind. Bei einer Prüfung durch das Finanzamt kann es dann zu Beanstandungen kommen, schlimmstenfalls veranlasst das Finanzamt eine Steuerschätzung.

Fehlervermeidung und Korrekturen

Auf traditionelle Art bewahrt die Buchhaltung oft die Rechnung nur als Ausdruck auf. Die E-Mail, also das Original, wird aber gelöscht. Für die elektronische Rechnung ist diese Vorgehensweise nicht in Ordnung. Denn diese muss in der Form aufbewahrt werden, in der sie der Empfänger erhalten hat.

Ein weiterer Fehler passiert ebenfalls in Zusammenhang mit dem E-Mail-Verkehr. Oft sind in der elektronischen Benachrichtigung zusätzliche Informationen enthalten. Dann muss die Mail, wie es bei anderen Daten gilt, die für die Steuer relevant sind, zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Praxis im Büroalltag sieht aber anders aus. Das Sekretariat löscht die E-Mails meist nach internen Vorgaben, und dann kann es kritisch werden. Das Unternehmen muss jederzeit alle im Zusammenhang mit der Rechnung entstandenen Informationen vorlegen, also auch die Art und Weise des Eingangs nachweisen können.

Wurde eine Rechnung nicht nachvollziehbar archiviert, so dass sie im System nicht mehr auffindbar ist, kann das Unternehmen den Aussteller der Rechnung kontaktieren und eine Zweitausfertigung anfragen. Denn auch der ist an die einschlägigen Vorgaben gebunden. Man versucht aber, ein derartiges Vorgehen zu vermeiden. Denn solche Nothilfen sind für die Geschäftsbeziehung nicht förderlich und unmöglich, wenn der Auftraggeber in Konkurs gegangen ist.

Sichere Datenspeicher verwenden

Für die Archivierung ist ein normaler PC oder ein Server ungeeignet. Die gesetzlichen Vorgaben werden nur von geschützten, sicheren und nicht veränderbaren Datenspeichern erfüllt. Externe Archive in Rechenzentren oder in einer Cloud sind besser geeignet. Hier sind Verfahrensdokumentationen möglich, die den Vorgang vom Eingang der Rechnung bis hin zur Finanzbuchhaltung nachvollziehbar machen. Die einzelnen Schritte der Bearbeitung sind mit Datum und Ortsangabe dokumentiert. Damit entsteht aber ein Aufwand, den viele Betriebe nicht leisten können, sodass sie auf externe Hilfe, etwa durch einen Steuerberater, angewiesen sind.

E-Mail nicht erhalten?

Dass Briefe nicht ankommen, weil sie bei der Post verloren gehen, ist ein bekanntes Phänomen. Aber auch E-Mails erreichen nicht immer den Empfänger. Aus rechtlicher Sicht gelten für beide Kommunikationsformen die selben Grundsätze. Eine Information gilt als übermittelt, wenn sie den Machtbereich des Adressaten erreicht. Dieser hat dann normalerweise die Möglichkeit, den Inhalt einzusehen. Eine E-Mail mit einer Rechnung im Anhang gilt als zugestellt, sobald sie in der Mailbox des Providers oder des Empfängers eingegangen und gespeichert ist.

Außerdem hat die Rechnung keine Beweisfunktion. Der Unternehmer kommt ohnehin 30 Tage nach der Fälligkeit und dem Erhalt der Ware oder der Dienstleistung in Verzug. Auch ohne Eingang der Rechnung oder bei unsicherer Faktenlage besteht also eine Zahlungsverpflichtung.

Bei Verbrauchern gelten strengere Regeln. Hinweise auf Zahlungspflichten und Mahnkosten dürfen dann in der Rechnung nicht fehlen. Sowohl für Verbraucher und Unternehmer als Empfänger gilt aber, dass ein Nachweis über das Versenden nicht ausreicht.

Deshalb sollte sich der Rechnungssteller absichern, indem er eine Kontrollperson einsetzt. Außerdem verlangt er vom Empfänger eine Lese- oder Empfangsbestätigung. Bestreitet der Kunde den Erhalt, kann die E-Mail mit der Rechnung kurzfristig erneut gesendet werden. Die sicherste Variante aber, wenn auch teurer und mit Aufwand verbunden, ist der traditionelle Versand per Einschreiben mit Rückschein.