Was bei Rechnung und Mahnung zu beachten ist
Leider kennt wohl jedes Unternehmen die Problematik, dass Kunden nicht oder zu spät bezahlen. Im schlimmsten Fall kann dies zu einem Liquiditätsengpass beim Unternehmen führen. Das bedeutet, dass das Unternehmen selbst in Schwierigkeiten kommt, seine Rechnungen bezahlen zu können.
Daher ist es entscheidend, im Betrieb ein konsequentes Mahnwesen zu etablieren. Wie allerdings sieht so etwas aus? Was muss ich beachten, wenn Kunden nicht bezahlen, und welche Möglichkeiten habe ich, die säumigen Kunden an die Zahlung zu erinnern und meinen Anspruch letztendlich durchzusetzen?
Welche Formalien muss ich bei der Rechnung beachten?
Zunächst einmal ist es wichtig, dass die Rechnungsstellung möglichst unmittelbar im Anschluss an die Leistungserbringung erfolgt, um nicht bereits an dieser Stelle unnötig Zeit zu verlieren. Üblich ist es daher bei großen Aufträgen auch, erbrachte Teilleistungen in Rechnung zu stellen, also entsprechende Abschlagszahlungen zu verlangen.
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Der Rechnungssteller muss auf der Rechnung folgende Angaben machen:
- Name und Anschrift seines Unternehmens
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer
- Umsatzsteueridentifikationsnummer,
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer (fortlaufende einmalige Rechnungsnummer).
Zudem muss der Rechnung der Leistungszeitpunkt zu entnehmen sein, also der Tag bzw. bei länger dauernden Arbeiten der Zeitraum der Leistungserbringung. Dies kann auch die Kalenderwoche sein, in der die neue Heizungsanlage eingebaut wurde. Wird eine Leistung in regelmäßigen Abständen durchgeführt, genügt die Angabe, für welchen Leistungszeitraum die Arbeit erfolgt. Da kann es ausreichend sein „Wartung der Heizung 2017“ als zeitliche Angabe festzulegen.
Um sicherzugehen, dass die Rechnung auch fällig wird, kann zudem der Tag der Abnahme auf der Rechnung angegeben werden. Eine Abnahme ist nämlich in der Regel Voraussetzung für eine wirksame Rechnungsstellung. Entscheidend ist natürlich auch, die gelieferten Produkte, deren Menge sowie die Arbeitsleistung genau zu bezeichnen.Wann kommt der Kunde in Verzug?
Wann kommt der Kunde in Verzug?
Außerdem sollte der Rechnung zu entnehmen sein, innerhalb welcher Frist sie bezahlt werden muss. Der letzte Tag sollte dabei möglichst auf einen Werktag fallen, damit keine Besonderheiten gelten.
Nach Ablauf dieser Frist kommt der Kunde in Verzug (ab dann fallen also zusätzlich Zinsen an). Wurde auf der Rechnung kein Zahlungsziel festgelegt, kommt der Kunde 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug. Ein Verbraucher muss auf diesen Umstand allerdings auf der Rechnung hingewiesen werden! Andernfalls tritt kein Verzug ein.
Der Schuldner kommt dann spätestens mit der Mahnung in Verzug. Handelt es sich um einen Verbraucher, sollte dieser immer, auch wenn eine konkrete Zahlungsfrist angegeben ist, auf der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass er bei Nichtzahlung der Rechnung innerhalb der gesetzten Frist in Verzug gerät.
Welche Formalien muss ich bei einer Mahnung berücksichtigen?
Grundsätzlich sollte die Mahnung schriftlich erfolgen, auch wenn das nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben ist. Allerdings lässt sich nur so eindeutig beweisen, dass der Kunde auch tatsächlich gemahnt wurde.
Bei der ersten Mahnung sollte man besonders auf einen angemessenen Ton achten, schließlich kann es durchaus mal vorkommen, dass der Kunde schlicht vergessen hat die Rechnung zu begleichen oder er die Rechnung nicht erhalten hat. Formulierungen wie „Sicherlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, unsere Rechnung zu begleichen …“ sind daher angebracht.
Ob die Mahnung mit dem Wort „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ überschrieben wird, spielt keine Rolle. Man sollte nur möglichst - um eventuellen Irritationen beim Kunden vorzubeugen - immer dieselben Begriffe wählen.
Der Mahnung sollte wiederum eindeutig zu entnehmen sein, innerhalb welcher Frist die Rechnung zu begleichen ist.
Wie of muss ich mahnen?
Es gibt keine feste Regel, wie oft man mahnen muss, ehe man mit der Sache vor Gericht gehen kann bzw. einen Anwalt einschalten kann und sollte. Empfehlenswert sind zwei Mahnungen, denn spätestens mit der ersten Mahnung gerät der Schuldner in Verzug, wenn er dies nicht ohnehin schon ist.
Wenn man ihn dann noch ein weiteres Mal erfolglos zur Begleichung der Rechnung aufgefordert hat, sollten weitere Schritte eingeleitet werden, um die Ernsthaftigkeit der Angelegenheit zu unterstreichen.
Sollte ein Kunde einen Zahlungsengpass haben, kann man selbstverständlich auch Absprachen hinsichtlich der Zahlungsfrist treffen und ihm beispielsweise eine Zahlung in Raten ermöglichen. Oftmals ist solch ein Vorgehen zielführender als eine gerichtliche Auseinandersetzung.
Dieser Beitrag von Rechtsanwältin Julia Reisch ist zuerst erschienen in SBZm 04 / 2017.
