6 Zeitfresser im Alltag und die besten Tipps dagegen

3. Zeitfresser: Ineffektives Delegieren

Ein großer Teil der Unterbrechungen entsteht, weil Mitarbeiter Fragen haben oder Hilfe brauchen. Dies ist ihr gutes Recht und kann ihnen nicht zum Vorwurf gemacht werden. Aber es ist eben auch ein Zeitfresser im Arbeitsalltag.

Zeitkiller lösen: Klare Anweisungen

Hier helfen klare und umfassende Anweisungen, etwa in Form von kurzen Besprechungen, in denen die Arbeitsschritte festgelegt und alle dafür erforderlichen Informationen bereitgestellt werden.

Gemeinsame und klar strukturierte Ordnersysteme mit allen wichtigen Dateien und Unterlagen, eine gepflegte Datenbank, eine aufgeräumte Werkstatt, wo alles an seinem Platz ist, unmissverständliche Richtlinien und standardisierte Prozesse sowie regelmäßige, aber nicht zu lange Teambesprechungen tragen dazu bei, dass sich Detailfragen während der Arbeit erübrigen. Nicht zu unterschätzen ist hier auch die Zeitersparnis durch digitale Vernetzung zwischen Büro, Werkstatt und Baustelle.

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4. Zeitfresser: Aufschieberitis

Die Neigung, Dinge aufzuschieben, ist weit verbreitet und ein Top-Zeitfresser in allen Bereichen, egal ob im Alltag, im Handwerksbetrieb oder im Büro. Unabhängig davon, ob das Ergebnis ein überquellendes E-Mail-Postfach oder sich auftürmende Papierstapel auf dem Schreibtisch sind, in jedem Fall wächst die Hemmschwelle, den Berg in Angriff zu nehmen, mit seiner Höhe und irgendwann hat man den Überblick komplett verloren. 

Wichtige Unterlagen verschwinden zwischen Überflüssigem und am Ende investiert man gezwungenermaßen wertvolle Zeit und Nerven, um die Stapel durchzugehen und dringend benötigte Informationen zu suchen. Dann wird oft eine groß angelegte und zeitraubende Aufräumaktion gestartet, aber nach kurzer Zeit beginnt der Stapel wieder zu wachsen.

Zeitkiller lösen: Just do it

Daher sollte alles, was unbrauchbar oder uninteressant ist, sofort entsorgt werden. Was später wichtig sein könnte, kommt in die Ablage. Wichtige Arbeiten sollten unbedingt gleich erledigt werden, anstatt zu warten, bis sie nicht mehr aufgeschoben werden können. Denn dann stehen vielleicht auch andere Tätigkeiten an, die zurückgestellt werden müssen, und der Tagesablauf gerät durcheinander. Pro Woche kann in erfahrungsgemäß ruhigeren Momenten ein festes Zeitfenster reserviert werden, in dem der Stapel, das Postfach bzw. die Ablage konsequent abgearbeitet werden.

5. Zeitfresser: Langes Suchen nach Informationen

Zum verhängnisvollen Aufschieben kommt oft ein unstrukturiertes und unübersichtliches Ablagesystem hinzu. Dann ist lästiges Suchen vorprogrammiert. 

Zeitkiller lösen: Ordnung, Ordnung, Ordnung

Ordnung schafft ein durchdachtes System: Stehsammler mit eindeutiger Beschriftung, Hängemappen in verschiedenen Farben, nach Prioritäten oder Terminen sortierte Ablagekörbe, sauber angelegte Ordner, in denen die Unterlagen nach einem logischen und verständlichen System abgeheftet sind: chronologisch, alphabetisch oder thematisch.

Wer persönlich zur Desorganisation neigt, sollte sich eine Systematik und Routine angewöhnen, die der eigenen Logik entspricht.

6. Zeitfresser: Falsche Prioritätensetzung

Tagtäglich müssen wir entscheiden, womit wir den Arbeitstag beginnen und in welcher Reihenfolge wie unsere Aufgaben erledigen. Die Versuchung liegt nahe, sich zuerst dem zuzuwenden, was schnell erledigt werden kann, oder dem, was Spaß macht. Damit hält man sich dann auch gern etwas länger auf. Sinnvoll ist das allerdings nicht. 

Zeitkiller lösen: Zeitreserven einplanen

Für eine gute Zeiteinteilung ist die Planung mit Prioritätensetzung das A und O. Manchen widerstrebt es, ihren Tagesablauf durchzuplanen, da ja doch immer etwas dazwischenkommt. Das ist richtig und genau deshalb empfiehlt es sich, für unerwartete Aufgaben etwa 20 % Zeitreserve vorzusehen. In diese Zeit fallen auch Tätigkeiten, die weniger als zehn Minuten beanspruchen, sich also mal schnell zwischendurch erledigen lassen. Konkret verplant werden also nur 80 % der Arbeitszeit. Dies hilft, den Arbeitstag nicht so voll zu packen, dass man am Ende frustriert ist, weil man nur einen Teil des Pensums geschafft hat.

Überschaubare Einheiten für die eigene Arbeitseinteilung sind zum einen der Arbeitstag und zum anderen die Arbeitswoche. Die Planung beginnt damit, Prioritäten zu setzen, also zu entscheiden, welche Aufgaben erstrangig, zweitrangig und welche nachrangig zu erledigen sind. Priorität A haben wichtige und dringliche Aufgaben. Sie müssen sofort erledigt werden, auch wenn sie viel Zeit beanspruchen. B-Prioritäten sind entweder wichtig oder eilig. C-Prioritäten sind weder eilig noch wichtig und können später in Angriff genommen werden.

Damit die gewünschte Zeitersparnis eintritt, muss diese Prioritätenliste konsequent eingehalten werden. Ideal ist es, wenn auch für die Mitarbeiter nach diesem System die Arbeit eingeteilt wird. Die ALPEN-Methode ist eine Form der systematischen täglichen Arbeitsplanung für den jeweiligen Folgetag. Dies dauert nach einiger Übung nicht mehr als ca. fünf bis zehn Minuten am Tag, die sich durch Zeitgewinne auszahlen.

Arbeitstag planen mit der ALPEN-Methode

• A: Aufgaben notieren, die am nächsten Tag erledigt werden müssen
• L: Länge der Tätigkeiten schätzen, den ungefähren Zeitbedarf festhalten
• P: Pufferzeiten einplanen für Unvorhergesehenes, und zwar 20 % der vorhandenen Zeit
• E: Entscheidung treffen, welche Priorität einzelne Aufgaben haben
• N: Nachkontrolle am Tagesende, ob der Ablauf eingehalten wurde

Die Liste der anstehenden Aufgaben wird nach Prioritäten sortiert und der erforderliche Zeitbedarf wird geschätzt. Für Unvorhergesehenes wird ein Zeitpuffer eingeplant. Vor Arbeitsschluss wird überprüft, ob die Liste vollständig abgearbeitet wurde oder ob unerledigte Aufgaben in die Planung für den kommenden Tag übernommen werden müssen.

Tipps für besseres Zeitmanagement im Alltag & Job

• Planen Sie Ihre Zeiteinteilung nach dem Spaßfaktor. Erledigen Sie das Angenehme zuerst, das Interessante anschließend und das Dringende übermorgen.
• Unterbrechen Sie Ihre Tätigkeiten so oft wie möglich. Denn wenn Sie am Stück arbeiten, kommt Langeweile auf.
• Verfahren Sie nach dem Standpunkt: Systematische Arbeitsplanung ist graue Theorie, die Praxis sieht ganz anders aus.
• Verzichten Sie auf die Tagesplanung, da Ihr persönlicher Arbeitsstil diese ohnehin überflüssig macht. Vertrauen Sie darauf, dass es dank Ihrer Erfahrung auch ohne Planung geht.

An solch ein systematisches Vorgehen muss man sich erst gewöhnen, was einige Disziplin erfordert. Ist es aber einmal zur Routine geworden, möchte man es nicht mehr missen, da es den Arbeitsalltag einfacher und stressfreier macht.

Dieser Artikel von  Rolf Leicher ist zuerst erschienen in SBZ 03-2019. Rolf Leicher ist Dipl.-Betriebswirt, Fachautor und Referent. 

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