Ist eine Mahnung per E-Mail und SMS rechtsgültig?
Bankgeschäfte werden heutzutage immer öfter von unterwegs, nebenbei per Smartphone getätigt, Kontostände abgefragt oder Überweisungen erledigt. „Was also liegt da näher“, so Bernd Drumann, Geschäftsführer von Bremer Inkasso, „als auch andere, geschäftlich notwendige Dinge mit mobilen Geräten von unterwegs erledigen zu wollen, wie z.B. säumige Kunden zu mahnen. Mandanten treten immer häufiger diesbezüglich an uns heran und fragen, ob eine Mahnung per E-Mail, SMS oder WhatsApp Gültigkeit hat.“
Bernd Drumann vom Inkassounternehmen Bremer Inkasso erklärt Ihnen hier, wann eine Mahnung per E-Mail oder SMS zulässig ist und welche Punkte die Zahlungserinnerung dabei erfüllen muss.
Was gilt generell für das Mahnverfahren?
"Das Thema Mahnungen kann man nach meiner Erfahrung wohl nie ganz abschließend behandeln und die Unsicherheiten, die damit einhergehen, sind immer wieder aufs Neue groß. Das Gesetz schreibt für Mahnungen keine bestimmte Form vor (§ 286 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)).
Die Mahnung ist jedoch empfangsbedürftig. Das heißt, dass sie dem Empfänger zugehen muss. Und dass sie ihm zugegangen ist, das muss man wiederum beweisen können. Daher sollte für eine Mahnung (jedenfalls dann, wenn man Probleme erwartet) eine Übermittlungsform gewählt werden, die sich im Zweifelsfall auch beweisen lässt.
Wofür mahnen Gläubiger überhaupt?
Eine erhaltene Lieferung oder Leistung muss bezahlt werden und die Begleichung der Rechnungen gehört in den Verantwortungsbereich des Schuldners. Daher ist eine Mahnung im Prinzip erst einmal eine freundliche Geste des Gläubigers, mit der er den Schuldner auf das Versäumnis hinweist, die offenen Rechnungen zu begleichen. Wohl auch in der Hoffnung, diesen so zur Zahlung bewegen zu können, um damit wiederum keine weiteren (ggf. gerichtlichen) Schritte einleiten zu müssen.
Dafür sollte die Mahnung alle wesentlichen Daten der offenen Forderung beinhalten – eventuell Rechnungskopie anfügen –, als klare Aufforderung zur Zahlung erkennbar sein und ggf. ein eindeutig nach dem Kalender zu definierendes Zahlungsziel enthalten. Letzteres ist kein Muss. Eine Mahnung ist aber auch dazu da, einen Schuldner einer fälligen Forderung in Verzug zu setzen.
Eine Mahnung vor Fälligkeit der Rechnung ist jedoch unwirksam! Der Verzug wiederum ist Voraussetzung dafür, dass ein eventuell entstandener Verzugsschaden vom Schuldner beim Gläubiger zu ersetzen ist.
Automatischer Verzug nach 30 Tagen
Grundsätzlich ist eine Rechnung immer sofort fällig. Wird kein gesondertes Zahlungsziel vereinbart, tritt von Gesetzes wegen automatisch (für Entgeltforderungen aus Verträgen) spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung oder auch gleichwertiger Zahlungsaufstellung der Verzug ein.
Diese Regelung gilt auch gegenüber Verbrauchern – jedoch nur dann, wenn diese ausdrücklich in der Rechnung darauf hingewiesen wurden. Wer den automatisch eintretenden Verzug für eine fällige Forderung nach 30 Tagen nicht abwarten will, kann als Gläubiger mit einer Mahnung den Schuldner bereits vorher in Verzug setzen. Andernfalls gilt die 30-Tage-Regelung.
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Wird eine eindeutig nach dem Kalender bestimmbare Fälligkeit in dem Vertrag festgelegt (auch in der Form, dass Fälligkeit eine bestimmte Zeit z. B. nach Abruf, Lieferung, Rechnungserhalt oder Kündigung eintritt), muss auch spätestens dann gezahlt werden. Mit Ablauf des für die Zahlung festgelegten Tages ist der Schuldner in Verzug. Eine Mahnung ist dafür nicht erforderlich, eine Mahnung vor dem Fälligkeitstag ohne Wirkung. Dem Schuldner war das Datum des Verzugseintritts hinlänglich bekannt.
Wie überall gibt es auch hier Ausnahmen von der Regel, auf die einzugehen den Rahmen sprengen würde.
Mahnung per E-Mail, SMS, WhatsApp & Co.
Ja, das Mahnen per E-Mail, SMS oder WhatsApp geht. Da, wie oben erwähnt, Mahnungen keiner bestimmten Form und keines festgelegten Übermittlungsinstrumentes bedürfen, also auch mündlich erfolgen können, ist die Rechtswirksamkeit von Mahnungen per ‚elektronischen Medien‘ im Ausgangspunkt kein Problem, wenn sie hinreichend bestimmt formuliert sind.
Das Problem liegt eher in der Nachweisbarkeit: Für den Zugang einer Mahnung ist derjenige beweispflichtig, der sich auf den Eintritt des Verzuges beruft. Also der, der mit einer Mahnung den Schuldner in Verzug setzen möchte, bzw. setzt. In der Regel der Gläubiger.
Jeder, der Mahnungen auf elektronischem Wege verschickt, kann jedoch nicht davon ausgehen, dass der Schuldner ‚am anderen Ende‘ seine elektronischen Medien so nutzt wie man selbst.
Nicht jeder ist permanent online, hat bei der individuellen Einstellung seines Gerätes eine zusätzliche Lesebestätigung eingestellt, oder die Voraussetzungen für den Spamfilter ‚grob justiert‘. Nicht jeder ruft E-Mails oder andere elektronische Nachrichten regelmäßig oder zeitnah ab usw. Nicht nur, ob die Mahnung gelesen wurde, sondern auch wann, kann aber eventuell von Bedeutung sein.
Mahnung per SMS: Gefühlt unseriös
Da heutzutage nicht nur nette Menschen oder Menschen mit einem berechtigten ‚Begehren‘ im Netz unterwegs sind, wohl jeder überquellende Spamordner kennt und nur allzu häufig unaufgefordert zugesandte Angebote, Benachrichtigungen etc. wegdrückt, liegt die Gefahr nahe, dass auch Mahnungen, die per E-Mail, SMS oder WhatsApp eingehen, vom Empfänger als ‚unseriös‘, ‚Abzocke‘ oder ‚Fakenews‘ eingestuft werden und daher unbeachtet bleiben.
Wer geht da wirklich seine Unterlagen durch, um zu gucken, ob tatsächlich noch offene Forderungen an den Absender zu begleichen sind? Zudem gibt es im Netz genügend Foren, in denen davor gewarnt wird, auf Mahnungen oder Nachrichten zu reagieren, ‚wo jemand Geld haben möchte‘ oder Anhänge geöffnet werden sollen (… und damit wäre auch das Anhängen einer Rechnungskopie hinfällig).
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Fazit: Mahnen per E-Mail & Co zulässig ... aber auch sinnvoll?
Das Mahnverfahren per E-Mail & Co ist damit zulässig – ist es aber auch sinnvoll? Diese Frage muss jeder in Bezug auf Mahnungen per E-Mail, WhatsApp etc. für sich beantworten.
Wer sich ‚auf den Eintritt des Verzugs beruft‘, u. U. seine offene Forderung außergerichtlich nicht realisieren konnte und gerichtliche Schritte einleiten muss, der muss zwingend den Zugang der Mahnung beweisen können. Wer also gern besonders von unterwegs Geschäftliches auf elektronischem Wege regelt, der sollte überdenken, ob er online über alle Daten verfügt, die eine eindeutige Mahnung enthalten sollte (möglichst nebst einer Rechnungskopie), um sie dem Schuldner zukommen zu lassen und wie er deren Zugang bestmöglich beweist.
Ideal wäre, man drückt dem Schuldner unter Zeugen die Mahnung persönlich in die Hand. Das ist aber wohl in den seltensten Fällen möglich. Auch der Postversand verläuft nicht immer reibungslos, eine Mahnung per ‚Einwurfeinschreiben‘ macht auf Grund der Beweiskraft aber durchaus noch Sinn.
Warum also nicht, unter Berücksichtigung des Zeitgeistes und des heutigen Stands der Technik, den elektronischen mit dem postalischen Versand kombinieren? Das ist u. U. zwar doppelt gemoppelt, aber doppelt hält bekanntlich ja auch besser, bzw. lässt sich so der Zugang der Mahnung auf dem einen oder aber eben dem anderen Wege auch nachweisen."
