euBP: Was Handwerker zur elektronisch unterstützen Betriebsprüfung wissen müssen

Bereits seit dem Jahr 2014 setzen die Rentenversicherungsträger die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) bei Arbeitgeberprüfungen ein. Seit dem 1. Januar 2023 besteht darüber hinaus die Verpflichtung, die für die Betriebsprüfung notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. 

Seit Anfang 2025 gelten für Arbeitgeber nun erweiterte Meldepflichten im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung. Das sind die Neuerungen sowie alle Informationen zur euBP.

Welche Neuerungen gibt es 2025 bei der euBP?

Zum 1. Januar 2025 müssen Unternehmen bei einer Betriebsprüfung auch die relevanten Daten der Finanzbuchhaltung elektronisch übermitteln. Ziel dieser Erweiterung ist es, Verwaltungsprozesse weiter zu digitalisieren und den Aufwand bei Betriebsprüfungen für alle Beteiligten zu reduzieren.

Welche Daten müssen Arbeitgeber für die euBP übermitteln?

Seit Januar 2025 müssen Arbeitgeber im Rahmen der elektronisch unterstützen Betriebsprüfung die folgenden Daten übermitteln:

Relevante Entgeltdaten aus der Lohnbuchhaltung, einschließlich: 

• Stammdaten der Arbeitnehmer
• Lohndaten der Arbeitnehmer
• Inhalte der Beitragsnachweise

Prüfungsrelevante Daten aus dem Gehaltsabrechnungsprogramm, wie:

• SV-Meldungen
• Abrechnungen und Korrekturabrechnungen
• Arbeits- und Fehlzeiten

Prüfungsrelevante Daten aus der Finanzbuchhaltung, wie:

• Summen und Salden von Sachkonten

Die meisten dieser Daten liegen bereits in elektronischer Form vor. Die Betriebe müssen sie ins richtige Format bringen, um sie über die vorgeschriebenen Kanäle zu übertragen.

Wie werden die Daten für eine euBP übermittelt?

Die Übermittlung der prüfungsrelevanten Daten erfolgt über das sogenannte eXTra-Verfahren (einheitliches XML-basiertes Transportverfahren). Dieses Verfahren ist nicht neu, es wird bereits in anderen Bereichen der Sozialversicherung, etwa bei der Sofortmeldung, eingesetzt. Es läuft wie folgt ab:

1. Der Arbeitgeber übermittelt die Daten im XML-Format über das eXTra-Verfahren.
2. Nach Eingang der Daten beim Rentenversicherungsträger erhält der Arbeitgeber eine elektronische Eingangsbestätigung. Die Daten werden beim Rentenversicherungsträger in einem geschützten System gespeichert.
3. Nach Bestandskraft des Bescheides werden die Daten gelöscht, worüber der Arbeitgeber elektronisch informiert wird. 

Gibt es eine Übergangsregelung für Arbeitgeber?

Damit Handwerksbetriebe die Möglichkeit bekommen, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen, gibt es eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2026. In diesem Zeitraum können Arbeitgeber beim zuständigen Rentenversicherungsträger unter Angabe ihrer Betriebsnummer einen formlosen Antrag auf Befreiung von der elektronischen Übermittlung der Buchhaltungsdaten stellen.

So läuft eine elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ab

Eine Sozialversicherungsprüfung findet in regelmäßigen Abständen statt. Bei größeren Unternehmen ist das in der Regel alle vier Jahre der Fall, bei kleineren Unternehmen sind die Abstände größer.

1. Das Unternehmen sendet die relevanten Daten elektronisch zum Sozialversicherungsträger.
2. Diese Daten unterzieht der Prüfer einer Plausibilitätsprüfung.
3. Bei Unklarheiten, Abweichungen oder Verdachtsmomenten ordnet dieser eine Vor-Ort-Besichtigung an.

Diese Digitalisierung soll eine erhebliche Zeitersparnis für alle Beteiligten bringen, denn in vielen Fällen braucht es keinen persönlichen Besuch des Auditors im Unternehmen mehr.

Prüfergebnis kommt per Post

Zwar ist die Datenübermittlung damit durchdigitalisert, dennoch kommt das Prüfungsergebnis immer noch ganz klassisch per Post. Das ist relevant für die Einspruchsfristen relevant, denn diese richten sich nach dem Zeitpunkt der postalischen Zustellung.

Allerdings kann das Prüfergebnis unter folgenden Voraussetzungen auch als PDF zur Verfügung übermittelt werden, allerdings nur zusätzlich:

• Die Betriebsprüfung wird mit euBP-Lohndaten durchgeführt.
• Die elektronische Zusendung muss vor der elektronischen Übermittlung der Daten geäußert werden.
• Es gibt eine gültige E-Mail-Adresse für den Empfang der Benachrichtigung.

Die "Abholung" des Dokuments geschieht über das euBP-Modul im Lohnabrechnungsprogramm des Arbeitgebers.

Erstellung von Meldekorrekturen mit weniger Aufwand

Auch die Meldekorrekturen sind durch den digitalen Ablauf einfacher geworden. Für sie werden bereits in der euBP Grunddaten erstellt und dem Arbeitgeber als Datensatz zur Weiterverarbeitung angeboten. Sind Meldekorrekturen nach der Betriebsprüfung notwendig, kann die Lohnabrechnung diese Grunddaten vom Server der Deutschen Rentenversicherung herunterladen und entsprechend verarbeiten.

Die Meldungen bestätigt der Arbeitgeber und setzt sie als eigene Meldung an die Rentenversicherung ab. Auf diese Weise bleibt der Betrieb selbst für die Meldungen zur Sozialversicherung verantwortlich, denn die Sozialversicherungsträger dürfen keine eigene Meldung anstelle des Arbeitgebers erstatten.

Was müssen Arbeitgeber jetzt tun?

Um für die erweiterte euBP-Pflicht gerüstet zu sein, sollten Arbeitgeber folgende Schritte unternehmen:

System überprüfen: Sind die bestehenden Systeme und Prozesse kompatibel mit den neuen Anforderungen? Stellen Sie sicher, dass Ihre Software in der Lage ist, die vom Sozialversicherungsträger geforderten Daten im korrekten Format zu exportieren.

Software anpassen: Falls die Software den Anforderungen nicht genügt, stellen Sie auf ein geeignetes System um. Achten Sie dabei besonders auf die Schnittstellen zur Datenübertragung.

Zertifizierung prüfen: Entspricht die Software den Vorgaben der Rentenversicherungsträger? Das ist eine unabdingbare Voraussetzung für die Teilnahme am euBP-Verfahren.

Mitarbeiter schulen: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden in der Lohn- und Finanzbuchhaltung mit den neuen Anforderungen und Systemen vertraut sind. Gegebenenfalls sind Schulungen erforderlich. Dieser Punkt entfällt, wenn Sie Ihre Lohn- und Finanzbuchhaltung an ein Steuerbüro ausgelagert haben. Diese sorgen selbstständig für das notwendige Know-how.

Übergangsregelung prüfen: Ist die Übergangsregelung für Ihr Unternehmen sinnvoll?. Falls ja, reichen Sie den Antrag schnellstmöglich ein.