Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung: Sie ist steuerrechtlich relevant und beeinflusst zugleich Liquidität und Kundenbeziehung. Werden Pflichtangaben vergessen oder Rechnungen verspätet verschickt, kann das zu Rückfragen, Zahlungsverzögerungen oder steuerlichen Problemen führen. Diese sieben Fehler treten in der Praxis besonders häufig auf.

Fehler 1: E-Rechnungspflicht ignorieren

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können (§ 14 UStG). Eine reine PDF-Datei gilt steuerrechtlich nicht als E-Rechnung. Zulässig sind strukturierte Formate wie XRechnung oder EN16931-konforme ZUGFeRD-Rechnungen. 

Für nicht strukturierte Rechnungsformate gelten Übergangsregelungen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, größere Betriebe noch bis Ende 2026.

Lösung: Rechnungssoftware und Prozesse frühzeitig auf E‑Rechnungsfähigkeit prüfen – einschließlich Empfang, Verarbeitung und revisionssicherer Archivierung.