E-Rechnung: Einheitliche BT-Felder sollen Abläufe vereinfachen
Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird seit dem 1. Januar 2025 schrittweise für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen verpflichtend eingeführt. Im Zuge dieser Entwicklung ist die Harmonisierung der verwendeten Datenfelder, insbesondere der sogenannten Business Terms (BT-Felder), ein zentrales Thema für die Baubranche.
BT-Felder sind standardisierte Datenfelder in Formaten wie Factur-X/ZUGFeRD, XRechnung und Peppol BIS Billing. Sie legen fest, welche Information in welchem Feld der E-Rechnung erwartet wird, etwa Rechnungsnummer, Lieferdatum oder Betrag.
Standardisierte Datenfelder dienen als Grundlage für automatisierte Prozesse
Die konsequente und einheitliche Nutzung der BT-Felder ermöglicht eine maschinelle Auswertung und systemübergreifende Verständlichkeit von E-Rechnungen. Werden die BT-Felder korrekt befüllt, können Rechnungsdaten automatisiert verarbeitet, geprüft und archiviert werden. Dies erhöht die Effizienz, Rechtssicherheit und reduziert Fehlerquellen im gesamten Rechnungswesen.
Bislang werden die Standards für BT-Felder jedoch noch nicht flächendeckend angewendet. Fehlanwendungen erschweren die maschinelle Auswertung und führen zu zusätzlichem Abstimmungsbedarf zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger.
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BT-Felder in der Bau-Branche nutzen
Die Arbeitsgruppe E-Rechnung des Bundesverbands Software und Digitalisierung im Bauwesen (BVBS) hat eine praxisorientierte Empfehlung zur Nutzung der BT-Felder erarbeitet. Sie richtet sich an Anwender, IT-Entscheider, Fachabteilungen und Dienstleister, die an der technischen und organisatorischen Umsetzung beteiligt sind.
Die Handlungsempfehlung fasst die für die Baubranche wesentlichen BT-Felder in einer Übersicht zusammen und schafft ein einheitliches Verständnis der relevanten Standards für Rechnungssender und Rechnungsempfänger.
Im Fokus stehen insbesondere die BT-Felder zu Auftrags-Referenzen, wie BT-13 (Bestellnummer), BT-14 (Auftragsnummer), BT-10 (Buyer Reference) und BT-11 (Projektnummer). Die Empfehlung sieht vor, dass Unternehmen und Einrichtungen diese Zuordnungen konsequent einhalten. Klare Kommunikation, etwa in Bestellungen, auf Websites oder in Ausschreibungsunterlagen, soll die korrekte Verwendung der BT-Felder unterstützen, z.B. „Unsere Bestellnummer (BT-13) lautet: 123456, unsere Kommission (BT-10): 246810, und unsere Projekt-Nr. (BT-11): 9876543.“
Die Übersicht wurde in Abstimmung mit dem Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB), dem Zentralverband Deutsches Baugewerbe (ZDB) sowie dem Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) erstellt. Damit werden die wesentlichen Anforderungen der Baubranche und angrenzender Bereiche berücksichtigt.
Das funktioniert die technische Umsetzung
Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. In Deutschland sind Formate wie ZUGFeRD und XRechnung etabliert. Die maschinenlesbare Abbildung im XML-Format ermöglicht eine durchgängig digitale Weiterverarbeitung.
Die konsequente Orientierung an der gültigen Datenformatbeschreibung ist erforderlich, um die Interoperabilität und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Die gesetzlichen Anforderungen an Rechnungsinhalte nach EN 16931 werden dabei als bekannt vorausgesetzt.
Umsetzung der Zahlungsaufstellung in der E-Rechnung
Das deutsche Umsatzsteuergesetz verlangt in §14 Absatz 5 Satz 2 die Angabe zuvor vereinnahmter Zahlungen und der darin enthaltenen Umsatzsteuer in einer Endrechnung. Die strukturierte Ausgabe dieser Informationen ist in den E-Rechnungsformaten ZUGFeRD (nur EXTENDED) und XRechnung aktuell nur eingeschränkt möglich.
Das Bundesministerium für Finanzen hat daher für die Übergangszeit bis 31. Dezember 2027 zugelassen, dass ein Anhang als unstrukturierte Datei in der E-Rechnung enthalten sein darf.
Fazit: Einheitliche Standards als Basis für digitale Transformation
Einheitliche BT-Felder ermöglicht die automatisierte, rechtssichere und effiziente Verarbeitung von Rechnungsdaten. Die vom BVBS und den Branchenverbänden abgestimmte Empfehlung bietet eine praxisorientierte Grundlage für alle Beteiligten, um einen reibungslosen Übergang zur digitalen Rechnungsverarbeitung sicherzustellen. Unternehmen sind gut beraten, die BT-Felder bereits in vorgelagerten Prozessen konsequent zu kommunizieren und zu nutzen, um Fehler zu minimieren und die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen.
Die BVBS-Handlungsempfehlung finden Sie hier.
