Wann Vermieter die E-Rechnung nutzen müssen

Diese Vorschrift könnte im Ausland den Stoff für Witze über Deutschland abgeben. So nach dem Motto: „Stell’ Dir vor, im Land der Ingenieure musst Du jetzt eine E-Rechnung ausstellen und empfangen können. Du darfst sie aber auf einem USB-Stick übergeben.“ Leider ist das kein Witz, sondern steht so im Wachstumschancengesetz. Dieses trat am 28. März 2024 in Kraft und ist seit dem 1. Januar 2025 auch von Vermietern einzuhalten. Ein ministerielles Rundschreiben, des damals noch vo der FDP geführten Bundesfinanzministeriums (BMF), zur Anwendung der Vorschrift stellt zudem klar, dass „der Übermittlungsweg der E-Rechnung im konkreten Einzelfall nur zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien geklärt werden kann“, die „Übergabe zum Beispiel auf einem USB-Stick“ käme aber auf jeden Fall „in Betracht“.

„Herr Ober, die E-Rechnung bitte!“

Außerdem heißt es in dem Schreiben, dass für Leistungen, die bar bezahlt werden, keine besonderen Regelungen greifen. „Daher ist zum Beispiel auch für ein Geschäftsessen in einem Restaurant oder für einen Materialeinkauf eines Unternehmers in einem Baumarkt eine E-Rechnung auszustellen, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt“, schreiben die Beamten. Lediglich Rechnungen über Beträge unter 250 Euro bleiben dauerhaft von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen.

Ansonsten gilt folgender Zeitplan:

• seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen – rechtlich sind das auch Vermieter, egal, ob sie gewerblich Immobilien wie Werkstätten, Lagerhallen oder Montagewohnungen vermieten und darauf Umsatzsteuer ausweisen – E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Papierrechnungen noch bis Ende 2026 ausgestellt werden. Für Unternehmen, die im kommenden Jahr nicht mehr als 800.000 Euro umsetzen, verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027.

Nur weil eine Rechnung digital ist, ist sie noch keine E-Rechnung

Eine Rechnung gilt dann als E-Rechnung, wenn sie der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung – EN 16931 – und einer Datensyntax entspricht, die in der der Norm angehängten Liste genannt wird. In Deutschland erfüllen diese Anforderung aktuell Rechnungen in den Formaten XML und ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 – allerdings mit Ausnahme der Profile „MINIMUM“ und „BASIC-WL“, stellt das BMF in seinem Rundschreiben fest.

Rechnungen im pdf-Format gelten dagegen nicht als E-Rechnung. Sie enthielten Rechnungsangaben nicht in strukturierter Form, erklärt das BMF. Als Struktur gelte nur, was die EN 16931 als solche definiert. Ob eine Künstliche Intelligenz auch aus einem pdf-Dokument strukturiert Informationen entnehmen kann, ist da nicht wichtig.

Bürokratie für Vermieter

Was heißt das alles nun speziell für Vermieter?

• Sie müssen seit dem 1. Januar E-Rechnungen empfangen können.
• Außerdem dürfen sie von Handwerkern, Dienstleistern oder Hausverwaltern keine andere als eine E-Rechnung mehr verlangen. Wenn diese dennoch eine Rechnung auf Papier ausstellen oder als pdf verschicken, tun sie dies aus Kulanz.
• Außerdem – und das sollten auch Handwerksbetriebe wissen, die Räumlichkeiten oder Flächen anmieten – müssen Vermieter künftig für jeden Teilleistungszeitraum, in dem sie erstmalig eine Miete oder eine erhöhte Miete verlangen, eine E-Rechnung ausstellen und an diese den Mietvertrag anhängen. Der erste Teilleistungszeitraum ist regelmäßig der erste Monat eines neuen Mietverhältnisses oder der erste Monat, ab dem eine Mieterhöhung gilt. Der Mietvertrag alleine gilt bei gewerblichen Vermietungen nicht mehr wie bislang als Rechnung, die der Mieter von der Steuer absetzen kann.