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Steuern sparen: Abschreibungsregeln für Hard- und Software

Dörte Neitzel

Für sogenannte digitale Wirtschaftsgüter gibt es spezielle Abschreibungsregeln. Das hatte das Bundesfinanzministerium (BMF) aufgrund des Digitalisierungsschubs während der Covid-Pandemie in einem BMF-Schreiben festgelegt. Darin regelt die Behörde, was ein digitales Wirtschaftsgut überhaupt ist und wie Unternehmen, ihre entsprechenden Anschaffungen abschreiben können. Diese Regelungen sind vorteilhafter als die regulären Abschreibungsmöglichkeiten.

Was ist ein digitales Wirtschaftsgut?

Von den besonderen Abschreibungsregeln profitieren nur digitale Wirtschaftsgüter. Unter den Begriff fällt sowohl Hardware als auch Software. Das Schreiben enthält eine abschließende Auflistung dieser materiellen und immateriellen digitalen Wirtschaftsgüter.

Zur Hardware zählen:

  • Computer
  • Desktop-Computer
  • Notebook-Computer (darunter fallen Tablets, Slate-Computer und mobile Thin-Clients)
  • beispielsweise Notbooks und Tablets sowie klassische Desktop-PCs. Daneben fallen aber auch Peripheriegeräte wie Drucker, Beamer, externe Speicher und Laufwerke unter den Begriff.
  • Desktop-Thin-Clients
  • Workstations
  • Mobilie Workstations
  • Small Scale Server
  • Dockingstations
  • Externe Netzteile
  • Externe Peripheriegeräte (darunter fallen Eingabegeräte wie Tastaturen, Mäuse, aber auch externe Speicher und Ausgabegeräte wie Beamer, Headsets oder auch Monitore und Drucker)

Das heißt auch: Smartphones sind von der Sondereregelung ausgeschlossen!

Zur Software zählt Betriebs- und Anwender-Software zur Dateneingabe und Datenverarbeitung, etwa ERP-Software oder Software für Warenwirtschaftssysteme und für die Unternehmensverwaltung.

Was besagt die Abschreibungsregel für digitale Wirtschaftsgüter?

Bislang galt für Hard- und Software eine Abschreibungsdauer von in der Regel drei Jahren, sofern sie nicht unter die Grenze geringwertiger Wirtschaftsgüter fielen. Das Problem: Oft wurde bereits nach sehr viel kürzerer Zeit aktualisierte Hard- oder Software gekauft, während die alte noch ihrer Abschreibung harrte.

Nun gilt für die digitalen Wirtschaftsgüter in der BMF-Liste eine verkürzte Abschreibungsdauer von einem Jahr. Wobei das BMF – ganz Behörde – klarstellt: Im Grunde gilt weiterhin die lineare Abschreibung, allerdings wird die gewöhnliche Nutzungsdauer auf ein Jahr verkürzt.

Achtung: Die kurze Nutzungsdauer bedeutet nicht, das Handwerksunternehmen automatisch auf die Inventarisierung verzichten dürfen. Nach wie vor gilt:

Digitale Wirtschaftsgüter unter 250 Euro: keine Inventarisierung notwendig

Digitale Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 800 Euro: Sie müssen zwar nicht in ein besonderes Bestandsverzeichnis aufgenommen werden. Aus der Buchführung müssen aber Angaben wie 

  • Tag der Anschaffung
  • Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten

ersichtlich sein.

Digitale Wirtschaftsgüter über 800 Euro: Sie gehören nach wie vor in ein Bestandsverzeichnis und müssen entsprechend inventarisiert werden.

Muss man digitale Wirtschaftsgüter monatsgenau abschreiben?

Die monatsgenaue Abschreibung entfällt bei der neuen Abschreibungsregel ersatzlos. Auch, wenn das Notebook oder der Drucker erst am 31. Dezember gekauft wurde, können Unternehmen den Aufwand für das jeweilige Steuerjahr komplett geltend machen.

Ist die verkürzte Nutzungsdauer Pflicht?

Das BMF stellt in seinem Schreiben klar, dass es keine Pflicht gibt, die verkürzte Nutzungsdauer anzuwenden. Unternehmen, können auch die reguläre AfA von drei Jahren ansetzen. Je nach Gewinnsituation kann sich das als durchaus vorteilhaft herausstellen.

Seit wann gelten die Abschreibungsregeln für digitale Wirtschaftsgüter?

Zum ersten Mal durfte diese verkürzte Nutzungsdauer für digitale Wirtschaftsgüter für das Steuerjahr 2021 angewendet werden. Das heißt: Anschaffungen und Herstellungen ab dem 1. Januar 2021 fallen darunter. Es gibt auch keine preisliche Höchstgrenze.

Im Steuerjahr 2021 können zudem die Restwerte aus früheren Anschaffungsjahren abgeschrieben werden.

Achtung bei der Handelsbilanz!

Unternehmen, die neben der Steuerbilanz auch eine Handelsbilanz erstellen müssen, sollten bedenken, dass das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) die Abschreibungsregeln des BMF als rein steuerliche Regeln betrachtet. Das heißt: In der Handelsbilanz ist die längere Nutzungsdauer in den regulären AfA-Listen zu berücksichtigen.

Urteil: Eine Webseite ist kein digitales Wirtschaftsgut

Die Liste im Schreiben des BMF ist abschließend, das heißt, alles, was dort nicht aufgeführt ist, zählt auch nicht als digitales Wirtschaftsgut. Trotzdem hat die Oberfinanzdirektion Frankfurt in einer Verfügung im März 2023 noch einmal klargestellt, dass die Anschaffungskosten für eine Webseite nicht unter die Regelung fallen. 

Der Bundesfinanzhof hat nämlich entschieden, dass eine Domain nicht abnutzbar und die Abschreibung auf eine bestimmte Nutzungsdauer tabu ist (BFH, Urteil v. 19.10.2006, III R 6/05). Vielmehr handelt es sich um ein immaterielles Wirtschaftsgut, das im Anlagespiegel erfasst werden muss. 

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