Bei einem Kleinauftrag erwartet der Kunde die gleiche Bearbeitung wie bei einem großen Objekt: Er will ein schriftliches Angebot, auch für kleinere Anfragen, eine Vor-Ort- Besprechung, vielleicht noch ein Alternativvorschlag. Für den Anbieter entstehen Fahrtkosten, hinzukommen Kosten für das Personal im Büro. Da heißt es, auf die Kostenbremse treten. Steht der Aufwand dafür im Verhältnis zu einem kleineren Auftrag? Die Polizei kommt wegen Personalmangel bei kleineren Unfällen mit Blechschaden auch nicht immer. 

Man will den Kunden nicht verlieren, den Kleinauftrag aber auch nicht annehmen. Der volle Terminkalender ist ein gutes Argument dem Kunden gegenüber. Beispielformulierung: „Ihren Auftrag würden wir gerne durchführen, jedoch ist in nächster Zeit kein Termin hierfür frei.  Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bereits vereinbarte Termine mit anderen Kunden nicht verschieben wollen.  Vielen Dank“. 

Architekten berechnen bereits für ein Angebot ein Honorar. Im Handwerk ist das bisher unüblich, könnte man das Angebot berechnen, hätte der Anbieter mehr Motivation. Das Pauschal-Honorar für Angebote wird bei Zustandekommen des Auftrags verrechnet. Zumindest bei Kunden, die Angebote zur Information  fordern und den Auftrag nicht erteilten. 

Der volle Terminkalender ist ein gutes Argument dem Kunden gegenüber. Beispielformulierung: „Ihren Auftrag würden wir gerne durchführen, jedoch ist in nächster Zeit kein Termin hierfür frei. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bereits vereinbarte Termine mit anderen Kunden nicht verschieben können. Vielen Dank“. Auch wenn der Personal-Notstand die vollen Auftragsbücher Fakten sind und keine Ausreden – der Kunde glaubt es nicht in allen Fällen.

Absagen oder Annehmen?

Die Bearbeitung von kleinen Aufträgen verursacht fast die gleichen Kosten wie bei größeren Aufträgen. Mit einer „Auftragsgrößen-Analyse“ kann jede Firma eine Grenze bestimmen unter der Aufträge nicht mehr interessant sind, keinen Profit mehr bringen. Schon die Bearbeitung einer Kundenanfrage, die Vor-Ort-Besprechung, das detaillierte Angebot, eventuellen Änderungen bedeuten einen Aufwand. Dann die interne Terminplanung, die Absprache mit dem Kunden, das Erfassen und Bearbeiten des Auftrags. Und später noch die Überwachung und Verbuchung des Zahlungseingangs. Nur die „produktiven Stunden“ können abgerechnet werden. Nicht dazu zählen Fahrzeiten, Angebotskosten, Beratungszeiten, Verwaltungsarbeiten und die Bestellung beim Vorlieferanten. Mit Hilfe von Vollkosten und produktiven Stunden lässt sich die „Preisuntergrenze“ ermitteln. 

Die Formel hierfür: Vollkosten durch produktive Stunden ergeben die Preisuntergrenze. Ist der Stundensatz bei einem Auftrag darunter, rechnet er sich nicht. Das Ziel ist es, größere Aufträge mit höherem Deckungsbeitrag zu bevorzugen. Mindermengen-Zuschläge für Kleinaufträge sind  (noch) nicht üblich, würden aber die Situation verbessern. Es geht nicht darum, kleinere Aufträge nicht ernst zu nehmen, es liegt an den Kosten für  die Auftragsausführung. Bisher befassen sich nur wenige Betriebe mit dem Thema „Kleinaufträge“ und  nehmen  im Rahmen der Kundenorientierung alle Aufträge an. 

Alternativ können kleinere Aufträge abgewickelt werden, wenn man gerade in der Nähe zu tun hat, oder wenn es im Kalender plötzlich eine Lücke gibt. Die Auftragsabwicklung wird also verschoben. Voraussetzung ist, dass der Kunde Geduld hat und man dies mit ihm offen bespricht.